Quando a gestão do condomínio é feita entre os vários proprietários, ou seja a nível particular, podem surgir entraves e muitas "dores de cabeça" até que todos os envolvidos estejam de acordo.

Afinal, quem está envolvido na gestão de um condomínio sabe que esta não é uma tarefa simples. No fundo, este tipo de gestão é idêntico ao de uma empresa. De um lado, existem quotas mensais que representam a entrada de dinheiro para o condomínio. Mas, do outro estão inúmeras despesas para pagar: seguros, manutenção, limpeza, avarias inesperadas (que podem envolver montantes avultados), entre outros.

Assim, para que o dinheiro chegue para fazer face a todas as despesas, uma boa gestão do condomínio é essencial. Contudo, é preciso alguma cautela antes de tomar decisões. Quando as decisões são devidamente analisadas, é possível poupar algum dinheiro e otimizar a gestão.

Caso participe na gestão do seu condomínio, deixamos 8 conselhos para ajudá-lo a melhorar a gestão do mesmo e a diminuir algumas das principais despesas.

1 - Dívidas por saldar? Procure soluções flexíveis

Um dos maiores problemas na gestão de condomínios passa pelas dívidas de alguns proprietários em relação às quotas do condomínio. E, claro, este é um problema complexo de resolver.

Nestes casos, a administração do condomínio pode ter um papel fundamental para agilizar esta situação. Para evitar que as dívidas se acumulem, deve convocar uma assembleia de condóminos para encontrar soluções para os montantes em dívida.

Por exemplo, se for acordado um plano de pagamento flexível para os proprietários que estão em dívida, pode evitar um agravamento da situação. Mas, tenha cuidado com a flexibilidade encontrada. Criar um plano de pagamento pode ajudar, mas é preciso que quem esteja em dívida se comprometa a saldar as contas dentro do prazo estipulado.

Já para não falar que o mais importante é criar condições para que estes proprietários consigam retomar com as suas obrigações periódicas relativas ao condomínio. No fundo, mostrar alguma compreensão pode auxiliar a normalização dos montantes em dívida. Contudo, esta solução não funciona em todos os casos. Prepare-se para todos os cenários.

Caso não seja possível chegar a um acordo, pode aplicar o que consta no regulamento do condomínio para casos de incumprimento. Por norma, a primeira opção passa por recorrer a um compromisso arbitral. No entanto, existem outras opções, como os Julgados de Paz, Centros de Arbitragem e até recorrer ao Tribunal.

Ler mais: Dívidas ao condomínio: o que são, como evitar e o que fazer

2 - Reveja os contratos e tente negociá-los

Consoante o tipo de condomínio, existem diferentes contratos celebrados. Dado que os contratos mais antigos podem já estar desatualizados, sugerimos que os reveja todos.

E, neste ponto, podem estar incluídas as empresas que fazem a manutenção dos elevadores, as que prestam os serviços de limpeza, entre outros serviços necessários e que os espaços comuns do condomínio exigem.

Caso considere que o seu condomínio não está a pagar um preço justo, de acordo com os padrões de qualidade do serviço, é hora de negociar as condições. Se alguma das empresas não mostrar abertura para baixar as mensalidades ou o preço dos serviços contratados, e se não houver fidelização em vigor, deve analisar a oferta das empresas concorrentes.

A solução passa por pedir orçamentos e propostas, analisar o preço/qualidade dos serviços, a flexibilidade de pagamentos, e tomar uma decisão de acordo com as atuais necessidades do condomínio.

Lembre-se que os contratos do condomínio representam uma forte percentagem das despesas totais. Por isso, se existe a possibilidade de diminuir essas despesas, pode criar uma folga financeira que será muito útil.

3 - Mudar de seguro pode baixar despesas

Quando falamos de condomínios e seguros, podem levantar-se dúvidas sobre as mais diversas matérias. Por exemplo, na maioria dos casos, cada condómino tem contratado um seguro multirriscos ou o seguro obrigatório contra incêndios. Nos seguros multirriscos habitação, as coberturas são mais abrangentes, e a quota-parte das partes comuns do edifício, por norma, estão abrangidas.

No entanto, caso aconteça um problema mais grave que envolva, por exemplo, o telhado do prédio, pode afetar várias frações e áreas comuns. E, nestas situações, pode ser necessária uma rápida intervenção. Logo, se cada condómino tem um contrato em seguradoras distintas, a resolução tende a arrastar-se.

Por isso, em muitos condomínios com várias frações, opta-se por fazer um contrato de seguro multirriscos condomínio para as partes comuns. Nestes casos, a seguradora deve ser informada que existem mais apólices em vigor. No entanto, os segurados podem escolher qual a apólice que pretendem ativar e muitas vezes compensa a que diz respeito ao condomínio.

Se este é o caso do seu condomínio, então pondere analisar outras opções no mercado. Comece por pedir algumas simulações referentes ao seguro multirriscos do condomínio. Depois, analise se o seu seguro atual é mais vantajoso ou se em outra seguradora consegue poupar, sem perder as coberturas que precisa.

4 - Analise a potência energética contratada

Nos contratos de eletricidade, existe o risco de se cometerem falhas na hora de contratar a potência energética. Às vezes, existem situações em que a potência energética é muito baixa, criando problemas constantes de falhas de abastecimento.

Contudo, também acontece a potência energética contratada ser elevada para as necessidades reais que um edifício tem. E, nestes casos, o condomínio pode estar a pagar uma fatura demasiado alta.

Dito isto, esta é uma situação que deve ser analisada, seja através de simuladores ou pedindo uma análise mais detalhada a um especialista.

Não se esqueça que o mercado liberalizado permite-lhe mudar de fornecedor de eletricidade caso não esteja satisfeito com os preços atuais praticados. Informe-se, compare opções e propostas, e não tenha receio de mudar.

Embora a mudança de um fornecedor para outro não represente uma poupança substancial, a longo prazo pode fazer a diferença nas contas do condomínio.

Ler mais: Como escolher a tarifa de eletricidade mais conveniente?

5 - Para uma boa gestão de condomínio reveja a eficiência energética

Uma boa eficiência energética tem um forte impacto no consumo a longo prazo. Quanto menor for o consumo, menor será o valor das faturas mensais.

Num prédio, existem algumas soluções a ponderar para melhorar a eficiência energética. Por exemplo:

• Lâmpadas, luz e interruptores: Hoje em dia, uma ótima solução passa por instalar no prédio detetores de movimento, de forma a que as luzes fiquem acesas só nos períodos estritamente necessários. Além disso, se instalar lâmpadas LED, estas são mais económicas. Já para não falar que o seu tempo médio de vida é no mínimo de 15 anos, e este não sofre alterações com o seu uso.

• Iluminação exterior: Caso exista iluminação exterior, pode diminuir o número de iluminação tradicional eficiente, por alguns equipamentos de iluminação solar. Esta é uma forma de complementar a iluminação com vários pontos de luz e poupar a longo prazo.

• Iluminação na garagem: A colocação da iluminação na garagem é um ponto importante na hora de poupar. Muitas vezes, os pontos de foco de luz não estão colocados estrategicamente. E o resultado é gastar mais energia do que devia e ter uma iluminação pouco eficaz. Evite a colocação de luzes entre vigas e opte por pontos que consigam abranger uma área maior.

• Equipamentos elétricos e elevadores: No caso de precisar de comprar ou alterar equipamentos elétricos não se esqueça de ter atenção à etiqueta energética, dando primazia a classificação mais eficiente. Já em relação aos elevadores, existem algumas alterações que podem ser feitas para melhorar a eficiência. Informe-se junto a empresa gestora, de forma a encontrar as melhores soluções.

6 - Defina a estratégia do fundo comum de reserva

Segundo o Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de outubro, mais concretamente no 4.º artigo, é obrigatória a constituição em cada condomínio de um fundo comum de reserva. Este fundo serve para custear as despesas de conservação do edifício ou o conjunto de edifícios.

Cabe a cada condómino contribuir para este fundo com uma quantia que corresponda no mínimo a 10% da sua quota-parte nas restantes despesas do condomínio. Além disso, o fundo comum de reserva deve ser sempre depositado em uma instituição bancária e cabe à assembleia de condóminos fazer a sua administração.

Mas, se quer otimizar a gestão do condomínio, criar uma estratégia para o fundo comum de reserva pode ser fundamental. Lembre-se que o dinheiro parado apenas desvaloriza. Por isso, estudar hipóteses de investimento de baixo risco, aplicar o dinheiro em depósitos a prazo ou em contas-poupança condomínio, pode ser uma ótima solução.

Claro que é preciso ter atenção a todas as condições. Pois caso seja necessário mexer nesse dinheiro para uma despesa inesperada ou urgente, a retenção desse dinheiro pode ser um problema. Por isso, a administração deve estudar todas as hipóteses, de forma a encontrar as melhores soluções.

Além disso, não se esqueça de estudar as comissões e despesas de manutenção da conta bancária do condomínio. Na verdade, pode poupar algum dinheiro se optar por contas bancárias sem comissões ou comissões mais baixas.

7 - Muitas divergências na gestão do condomínio?

Dependendo das dificuldades, sobretudo de comunicação e diálogo, em muitas situações a contratação de uma empresa de gestão de condomínio pode ser a melhor solução. À primeira vista, uma empresa de gestão de condomínio parece um encargo desnecessário, que só vai encarecer os custos com o condomínio.

Apesar de ser uma despesa acrescida, este serviço pode trazer inúmeras vantagens. Nos casos em que existem muitas divergências, uma gestão externa pode memo ser a solução mais vantajosa. Afinal, passa a não existir envolvimento emocional. 

Já na hora de diminuir despesas, a empresa de gestão de condomínio também pode ajudar. Além de diminuir as tarefas do administrador, os custos ligados à emissão de recibos e processos administrativos diminuem. Quanto aos contratos com fornecedores e prestadores de serviço, este tipo de empresas pode conseguir valores mais baixos, dado os acordos que costumam ter.

8 - Incentive boas práticas dos equipamentos e energia

Por último, tal como acontece nas habitações, a gestão dos equipamentos e dos recursos têm um impacto direto nas poupanças a longo prazo.

Por exemplo, todos os equipamentos eletrónicos e elétricos, acabam a consumir demasiada energia quando existe uma má utilização. Imagine que a porta do elevador fica mal fechada. As luzes ficam ligadas por um período superior ao que é suposto. Logo, está a desperdiçar energia sem necessidade.

Quanto aos equipamentos que consomem água, também é normal existirem desperdícios, mas também é preciso estar atento ao consumo e a possíveis fugas. Lembre-se que a prevenção é sinónimo de poupança. E, por isso, uma manutenção regular pode trazer vários benefícios a longo prazo.

No fundo, ao incentivar boas práticas e a correta utilização dos equipamentos, o trabalho de equipa pode resultar numa poupança significativa. Utilize a assembleia de condóminos para discutir alguns destes temas e, certamente, vai conseguir melhorar a gestão do seu condomínio.

Ler mais: Reuniões de condomínio: o que deve saber