Se procura técnicas para aumentar a sua produtividade, experimente o Método Pomodoro.
Um dia tem 24 horas e por mais que gostássemos de as prolongar, tal seria improdutivo a nível profissional. Seria um desgaste a nível da saúde física e mental. Até porque são poucos aqueles que conseguem fazer uma gestão eficiente do tempo no emprego.
Se pretende saber como pode gerir melhor o seu tempo e com isso aumentar de forma mais inteligente a sua produtividade, conheça neste artigo a Técnica Pomodoro e o seu processo de melhoria contínua do exercício das tarefas a realizar.
O que é a técnica Pomodoro?
Esta técnica é um instrumento de gestão de tempo e foi desenvolvida nos finais dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo e, tal como todas as técnicas com base na inovação da produtividade, foi ocasionada pela necessidade do seu criador encontrar uma maneira de aumentar a sua produtividade enquanto se dedicava aos seus estudos.
Este método consiste na utilização de um cronómetro, também conhecido como pomodoro timer, que permite que o trabalho seja feito por blocos de tempos.
O nome pomodoro surgiu do popular cronómetro de cozinha em forma de tomate que o italiano Francesco Cirillo utilizava para fazer a sua gestão de tempo.
Aqueles que já colocaram em prática esta técnica indicam que a sua produtividade aumentou de uma forma exponencial. Isto porque as tarefas quando organizadas sob a forma de blocos de tempo, permitem que a pessoa saiba exatamente a tarefa que tem para realizar num determinado momento.
Para além disso, a pessoa vai evitar a quebra de concentração e desviar-se para outras tarefas. Ao fazer apenas uma tarefa de cada vez, aumenta a sua eficácia na gestão produtiva do seu tempo.
Como funciona esta técnica?
Cada bloco de trabalho é dividido em 25 minutos e a tarefa deve ser executada sem lugar a qualquer interrupção. Assim que cada pomodoro terminar, recomenda-se que seja feita uma pequena pausa de 5 minutos. Depois de ter completado 4 blocos de tempo, a pausa deve ser aumentada para meia hora.
Na realização da técnica pomodoro, vai precisar para além de um cronómetro, de uma lista escrita de tarefas diárias que tem de executar, tendo sempre em linha de conta que as mesmas têm de ser estabelecidas segundo os diferentes graus de prioridade.
Quando selecionar as tarefas a realizar, comece pela mais importante e prioritária, dedicando os primeiros 25 minutos do primeiro bloco de tempo para a fazer e terminar. Assim que a mesma já tiver finalizada, coloque um X na lista onde a respetiva tarefa se encontrava para que assim tenha uma noção real do progresso que está a fazer.
Não esquecer que após a conclusão de cada tarefa convém efectuar uma pausa de 5 minutos - isto vai permitir recarregar as energias para que possa avançar com mais frescura para a tarefa seguinte.
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Regras que deve seguir
Para que esta técnica seja plena de eficácia, há um conjunto de regras que têm de ser seguidas:
- Só deve ser realizada uma e só uma tarefa em cada pomodoro (em cada bloco de tempo);
- Um pomodoro não pode ter um tempo de realização inferior a 25 minutos (se acontecer terminar a tarefa delineada em menos tempo, aconselha-se a revisão dela para ver se alguma coisa falhou);
- Assim como um pomodoro não deve também exceder os 25 minutos de tempo;
- Caso um pomodoro seja alvo de interrupção, deve ser anulado (esta regra aplica-se em todos os blocos de tempo);
- A cada 4 pomodoros deve ser efectuada uma pausa com intervalos de 15-30 minutos;
- Faça por respeitar os intervalos de tempo neste período;
- Sempre que tarefa for concluída, risque com uma cruz e avance para a seguinte.
Para que possa utilizar esta técnica, aconselhamos um cronómetro físico ou digital. Pode ainda descarregar apps específicas para esta ferramenta, que temporizam o tempo de trabalho e o tempo de pausa.
Como várias ferramentas de gestão de tempo, os utilizadores da técnica Pomodoro sentem-se mais produtivos ao seguirem este modelo.
Indicam que a atenção e concentração na realização de cada tarefa aumenta. Existe uma diminuição nas interrupções e distrações entre cada tarefa e conseguem gerir melhor o tempo.
A lista de prioridades também ajudam a tomar decisões. Já as pausas realizadas ajudam a manter a energia, não necessitam da tão famosa procrastinação para se sentir realmente produtivo.
Experimente a técnica Pomodoro para ser mais produtivo na sua vida profissional.
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