Saber gerir o tempo requer tempo. Certamente já teve dias em que lhe daria jeito que o dia tivesse mais de 24 horas para poder fazer tudo o que necessita ou que gostaria de fazer.

Entre família, lida da casa e trabalho quantas vezes não deixou para trás um tempo só para si? Para ir ao ginásio, ler um livro ou simplesmente relaxar? Se a sua resposta foi “poucas”, faz parte do reduzido número de pessoas que sabe gerir de forma eficaz o seu tempo. Mas se a sua resposta foi outra, neste artigo, pode encontrar dicas que podem ajudá-lo a chegar ao final do dia com a satisfação de que fez tudo o tinha planeado fazer, incluindo ter tempo para si.

Como gerir o seu tempo

Todos temos amigos ou conhecidos para os quais o tempo parece ser "elástico" e que parecem ter tempo para tudo. Mas parece não existir um segredo para isso, apenas conseguem fazer (ou aparentam conseguir) uma gestão eficaz do seu tempo.

Etapa 1: ter noção do tempo

Se o dia só tem 24 horas a solução é dividi-lo em partes temporais e rentabilizar cada uma delas. Ou seja, como diz o ditado popular, trata-se de "partir o elefante às postas".

Tempo para dormir

O número de horas que necessita de dormir para que no dia seguinte não se sinta cansado varia, mas os especialistas sublinham que oito horas é o intervalo ideal.

Lembre-se que dormir ajuda o organismo a combater infeções e a manter-se saudável, isto porque enquanto dorme o corpo produz proteínas extras que tornam o seu sistema imunitário mais forte, traz-lhe mais energia e bem-estar geral permitindo-lhe lidar melhor com situações de stress.

Por exemplo, se se deitar às 23h e se levantar às 7h terá uma "boa noite de 8 horas de sono".

Assim, passa a ter de gerir 16 horas do seu dia. São estas horas que terá de separar entre tempo de trabalho, transportes, família, refeições, lida da casa e também tempo para si.

Etapa 2: definir o que fazer durante a semana

Agora, importa definir o que fazer em cada um dos blocos nos quais dividirá o tempo restante. Cada dia não tem de ter os mesmos blocos. Os dias em que trabalha e os dos fim de semana (ou dias de descanso) não terão decerto os mesmos blocos.

Comecemos pelo dias que trabalha (os chamados dias de semana). Se tem um horário de oito horas, e mora longe do trabalho (ou não está em teletrabalho) considere mais duas horas para deslocações (inclua o levar e ir buscar as crianças à escola) e a hora do almoço. O que totaliza 11 horas.

Gerir o tempo no trabalho

Se tem um horário de trabalho completo (oito horas), é este período que tem de rentabilizar. Organize o seu trabalho e fale com o seu superior hierárquico, de forma a conseguir fazer o seu trabalho dentro do horário estabelecido. As empresas estão cada vez mais a ser geridas por objetivos pelo que a rentabilização do tempo é a chave do sucesso.

Assim, a primeira coisa a fazer é tentar organizar o seu tempo de trabalho, bem como criar novos hábitos para poder ser produtivo.

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Identifique onde gasta o tempo de um dia

Este pode ser o primeiro passo para gerir melhor o seu tempo. Sabe que existem empresas, como as consultoras onde os trabalhadores fazem mapas de horas. Estes permitem saber onde gasta o tempo.

Experimente, por exemplo, numa segunda-feira anotar o tempo que gasta em cada tarefa que faz. Inclua também idas à copa para tomar um café e o tempo de simples conversa com o colega da mesa ao lado.

No final do dia reveja a lista e perceba se poderia ter feito diferente.

Faça listas

Arranje uma agenda, mesmo que seja a do seu telemóvel e faça uma lista do que tem de fazer no dia seguinte (ou nos dias seguintes).

Depois quando a completar risque-a e ficará com a agradável sensação de que estará a avançar e a ser produtiva.

Organize a lista

Organizar a referida lista vai trazer-lhe vantagens e fazer com que se foque no essencial.

Tem de hierarquizar o que colocou na lista por prioridades. Coloque no topo da lista as mais importantes ou aquelas cuja prazo está a terminar. Será a melhor forma de gerir o seu tempo.

Limite o tempo de cada ponto na lista

Este é outro tema importante na gestão do tempo: saber quanto deve gastar em cada tarefa. E faça uma pausa de cinco minutos entre cada uma. Esta é importante para recarregar baterias e focar-se na tarefa seguinte. Levante-se e ande um pouco.

Se vai ter uma reunião limitar o tempo é primordial. Quem nunca esteve em reuniões que parecem não ter fim? Para que a reunião seja produtiva lembre os participantes, antes do ínício da mesma, do tema e da necessidade de cumprir o tempo estipulado.

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Não use as redes sociais no local de trabalho

Usar as redes sociais no horário de trabalho pode tirar-lhe o foco e sobretudo atenção pois pode ser proibido pelas normas da empresa.

Não salte o almoço

Muitas vezes pensa em comer uma sandes (ou mesmo saltar o almoço) para aproveitar o tempo para trabalhar e avançar no que está a fazer.

Não deve fazê-lo. O almoço permitir-lhe fazer uma paragem e fornecer-lhe energia para completar as restantes atividades diárias.

Faça o balanço diário

No final do dia de trabalho, tire 10 minutos para ver o que cortou da sua lista diária e se necessário refazer a do dia seguinte. Organizar essa lista irá permitir-lhe gerir de forma eficaz o seu tempo do dia seguinte, ou seja, ganhar tempo na manhã seguinte.

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Gerir o tempo fora do trabalho

Se tirarmos oito horas para dormir e 11 horas para o trabalho e transportes restam cinco horas em cada dia da semana para a família, para si e para organizar a casa.

A chave para que tudo corra bem será organizar o tempo e envolver a família toda. Verá que os seus filhos até acham graça e estará a ajudá-los a serem no futuro adultos responsáveis.

Para organizar o tempo parta do mesmo princípio: faça listas do que tem de fazer e divida as tarefas por dias de semana. O ideal será deixar o sábado à tarde e o domingo sem tarefas para se poder concentrar no lazer com a família e amigos sem a preocupação que tem muitas coisas ainda por fazer.

Antes de sair de casa

Entre o levantar e o sair de casa o tempo é pouco, sobretudo se tiver crianças pequenas. Porém, há pequenas coisas que pode fazer antes de sair de casa:

• Faça as camas
• Arrume a roupa no lugar
• Coloque a loiça do pequeno-almoço na máquina
• Limpe a bancada da cozinha
• Se tiver colocado as máquinas a lavar durante a noite, arrume a loiça nos armários e estenda a roupa.

Quando chegar a casa

Ao chegar a casa, quer seja depois do trabalho ou de levar as crianças às atividades, há sempre um sem número de coisas por fazer. Se tiver planeado as refeições ao fim de semana verá que será mais simples.

Mais uma vez convém ter uma lista do que tem de fazer, mas existem pequenas ações que podem ajudar:

• Coloque a loiça do jantar na máquina
• Arrume a cozinha
• Deixe a mesa pronta para o pequeno-almoço do dia seguinte
• Coloque o café na cafeteira para que no dia seguinte seja só ligar
• Se tem crianças pequenas prepare a roupa do dia seguinte
• Peça às crianças para colocarem a roupa suja no cesto respetivo e levarem os brinquedos da sala para o quarto
• Arrume a sala de estar e de jantar

Se puder vá ao supermercado depois do jantar. Estão habitualmente vazios e ganha tempo no fim de semana.

Gerir tempo para si

Durante a semana o tempo para si também é importante. Quer seja quando os seus filhos estão nas atividades que possam ter, que seja no final do dia.

Se os seus filhos estão por exemplo na natação aproveite para ir ao ginásio de também existir no mesmo espaço ou ler enquanto espera.  

Etapa 3: definir o que fazer durante o fim de semana

Chegado o fim de semana, chegou o tempo quase exclusivo da família. Caso não tenha ajuda de uma empregada doméstica, tire o sábado de manhã para as limpezas da casa, passar a ferro.

Planeie também as refeições da semana, faça uma lista do que tem de comprar e verá que será mais fácil fazer as refeições durante a semana. Se possível, considere fazer pratos que lhe deem para mais do que uma refeição e não se esqueça que com as sobras ainda pode cozinhar outros pratos.