Veja como começar da melhor forma um email formal. Pode ser para uma empresa (conhecendo ou não o destinatário) para uma entidade pública, ou outra, um superior hierárquico, ou simplesmente alguém que exige tom formal.
Iniciar um email formal para uma empresa quando não se conhece o destinatário
Antes de começar a escrever o seu email formal deve pensar no seu destinatário. Analise quem vai receber o e-mail para que o tom da abertura da mensagem se adeque, depois, ao corpo do e-mail.
Quando não conhece o destinatário, use Ex.mos Senhores. Se não sabe quem vai abrir, muito menos a sua posição, ou se é do sexo feminino ou masculino, não corre qualquer risco se proceder deste modo:
- Imagine que dirige o email ao Departamento Comercial de uma empresa, com quem nunca contactou e o seu endereço de e-mail é depcomercial@empresa_abc.pt. No início do e-mail pode sempre escrever "Ex.mos Senhores".
- Se se dirige a uma qualquer entidade, uma escola, universidade, finanças, segurança social, ou qualquer outra instituição, para tratar de qualquer assunto, use também "Ex.mos Senhores".
Começar um email formal para uma empresa quando não se conhece ou não se tem o e-mail direto do destinatário
Considere agora que dirige um email a uma empresa. Obteve um único endereço de e-mail no respetivo website (geral@empresa_abc.pt), mas pretende chegar ao Departamento Comercial.
Não terá qualquer problema em fazer algo idêntico ao que se fazia (ou se faz) nas cartas. No corpo do e-mail, comece por:
"Ao Departamento ComercialEx.mos Senhores"Numa outra situação, pode acontecer que saiba o nome da pessoa a quem dirigir o e-mail, mas depois de muito esforço, não conseguiu, mesmo assim, obter o seu e-mail direto. Só tem mesmo o e-mail geral da empresa.
Embora raro, há ainda casos de pessoas que não têm email direto, tendo que se enviar o email para uma "caixa genérica" de determinado departamento ou área.
Seja qual for o caso, não há nada mais a fazer senão recorrer aos métodos mais velhinhos. E porque não?
No início do email escreva:
"À TesourariaAo cuidado da Ex.ma. Sra. D.ª Maria Matos / Ao cuidado da Sra. Maria Matos / Ao cuidado do Sr. Dr.º João Magalhães / Ao cuidado do Sr. João Magalhães"Ou, simplesmente:
"Ao cuidado da Ex.ma. Sra. D.ª Maria Matos / Ao cuidado da Sra. Maria Matos / Ao cuidado do Sr. Eng.º João Magalhães / Ao cuidado do Sr. João Magalhães"Note que:
- Há quem use o "Bom dia" ou "Boa tarde", mas é frio, não é formal nem informal. Além disso, não sabe se o email será aberto de manhã, de tarde ou à noite. Por outro lado, este tratamento não se dirige a ninguém, na verdade, nem a "Senhores", e pode não ser bem recebido.
- Não troque "Senhores" por "Srs".
- "Prezados" ou "Caros" Senhores, pressupõe contacto prévio que não existe no primeiro contacto;
- "Ex.mos Senhores" serve para qualquer pessoa ou pessoas que possam abrir o email, do sexo feminino ou masculino. Ao dirigir-se a uma entidade, quem abrir o email, sendo diligente, reencaminhará o email para a pessoa mais adequada para o assunto em causa ou para a pessoa que indica em "ao cuidado de". É também mais simples do que usar "Ex.mo(a) Senhor(a)".
Como começar um email formal quando se conhece o destinatário
Se já conhece o destinatário e o trato formal se mantém, ou se é a primeira vez que o contacta e sabe o seu nome, eis as várias opções, seja empresa ou outra entidade:
- “Caro” ou “Prezado”, sendo o segundo mais pesado, mas tudo vai do gosto pessoal; pressupõe que já houve primeiro contacto;
- Sempre que possível, junte o nome e, neste tipo de email, também a posição;
- O uso de apenas "Prezado Senhor / Prezada Senhora" ou "Caro Senhor / Cara Senhora" parece quando subimos ao "máximo do formalismo", porque vamos "atacar" ou reclamar de algo. Se não for o caso, evite.
- Se usar só Dr. ou Eng.º, inclua "Senhor" atrás, e isto aplica-se não só aqui como também na comunicação verbal, embora muitos não o façam. Antes de ser eng.º ou dr., todos são senhores ou senhoras. O trato por "Ó Dr." é considerado muito pouco elegante. Use "Dr. + nome" ou "Sr. Dr.";
- Ex.mo Sr. / Ex.ma Sra. é sempre aplicável (com o nome e posição, que conhece), tudo depende do grau de formalidade;
- Como aqui temos todos os dados da pessoa, podem usar-se abreviaturas.
Alguns exemplos:
- Ex.mo Sr. Dr. João Matos / Ex.ma Sra. Eng.ª Sofia Esteves
- Caro Sr. Dr. João Magalhães / Caro Dr. João Magalhães;
- Sra. Dra. Maria Ferreira / Cara Sra. Dra. Maria Ferreira / Cara Dra. Maria Ferreira;
- Cara Sra. Ana Matos / Caro Sr. António Marques / Prezada Sra. D.ª Ana Matos;
- Estimada D.ª Ana Matos / Estimado Sr. Eng.º. / Estimada Dra. Ana Matos.
Como Portugal é um país onde os títulos continuam a ter uma importância considerável, se o seu interlocutor é de uma área específica, as regras podem mudar quando falamos de total formalidade.
Professor Catedrático
Se a pessoa for um professor / professora catedrática, o título de "Dr." não é utilizado da mesma forma. As universidades têm professores catedráticos, associados e auxiliares. Um professor catedrático é doutorado, porque fez doutoramento (o equivalente ao grau Phd dos anglo-saxónicos), ou porque lhe foi concedido um doutoramento
honoris causa. Assim, pode ter as seguintes opções para se dirigir ao seu interlocutor:
- se se trata de um professor associado ou auxiliar, será "Ex.mo Sr. Eng.º (nome)", "Ex.mo Sr. Dr. (nome) ou Sr. Professor";
- se é um professor catedrático, terá que ser Ex.mo Sr. Professor Doutor (nome), ou Ex.mo Senhor Professor Doutor, já que o doutoramento pressupõe "Doutor" por extenso com a associação de "Professor".
Reitor de Universidade
Se se vai dirigir ao Reitor de uma Universidade, use:
"Magnífico Reitor da Universidade de (x);Ex.mo Sr. Professor Doutor (nome)"Arquiteto
Comece com:
"Ex.mo Sr. Arquiteto (nome)"
Juíz
"Ex.mo Senhor, Meretíssimo Juíz (nome)
Como iniciar o corpo do email
Apesar de todas as formalidades, não podemos esquecer que isto é um email e não uma carta.
Assim, devem evitar-se clichés como “venho por este meio” e começar desde logo com a introdução do motivo que leva ao email.
Se é o primeiro contacto, deve apresentar-se desde logo e, depois, introduzir o tema:
- Contacto-o / contacto-vos na sequência de (...);
- Tomei a liberdade de o contactar pois / na medida em que / já que (...);
- Venho solicitar-lhe / venho solicitar (...) / Solicito (...);
- Gostaria de lhe propor que / gostaria de lhe apresentar um proposta no sentido de (...).
Não esqueça de incluir no "assunto" do email, algo que objetivamente identifique o tema da conversa e, se anexar documentos, não esqueça de o mencionar no corpo do e-mail ("para o efeito, anexo x, y, z").
Como começar um email formal em inglês
Escrever em inglês é bastante mais simples. A diferença entre o formal e o informal pode resumir-se apenas a "Dear Mr. John Carry", na versão formal,
vs "Dear John Carry" ou "Dear John", nas versões mais informais.
O "dear" em inglês tem um sentido mais lato que o nosso "querido", estando associado a "estima" / "caro". Algo que vai além do "nosso querido", que é bastante mais restrito e íntimo.
Quando se trata de uma senhora, os cuidados são os seguintes:
- se sabe que é casada, será Mrs. (nome);
- se sabe que é solteira, será Miss (nome);
- se não sabe o estado civil, será Ms (nome).
Títulos de Dr. só são válidos para pessoas doutoradas, com o nível Phd por exemplo, mas não é comum usá-los num simples email, por muito formal que seja.
Para todos os efeitos, num email formal, o único doutor que vai ter é mesmo o médico. Aí será "doctor (nome). E sempre "Dear Doctor (nome)".
Se escreve a uma entidade, pode sempre usar algo que não se utiliza em Portugal e que seria “
To whom it may concern,” no caso de não saber o nome da pessoa que vai receber o e-mail.
