As ajudas de custo são montantes pagos para cobrir serviços do trabalhador em representação da empresa, como deslocações, refeições, dormidas ou estadas. Decorrem de legislação aplicável ao setor público e os valores são atualizados anualmente por Portaria, o que não tem acontecido nos últimos anos.
As ajudas de custo são definidas para o setor público, mas o setor privado usa-as como referência. Os patamares definidos são os máximos isentos de imposto para o trabalhador. Pode ainda haver tributação autónoma sobre as empresas.
Valor do subsídio de transporte O subsídio de transporte varia com o número de quilómetros percorridos, o veículo utilizado e, quando alugado, o número de colaboradores que o utilizam.
Estes são os valores de referência (isentos), acima dos quais, para o trabalhador, há tributação em IRS e Segurança Social:
| Tipo de transporte | Ajuda de custo por Km |
| Em automóvel próprio | € 0,36 |
| Em transportes públicos | € 0,11 |
| Em veículo motorizado não automóvel | € 0,14 |
| Em automóvel de aluguer com um funcionário | € 0,34 |
| Em automóvel de aluguer com 2 funcionários (recebe cada um) | € 0,14 |
| Em automóvel de aluguer com 3 ou mais funcionários (recebe cada um) | € 0,11 |
Valor da diária em Portugal e no estrangeiroEstes são os valores aplicáveis a estadas em Portugal (incluindo regiões autónomas) e no estrangeiro, os quais variam com o cargo ocupado:
| Deslocações e estadas | Ajuda de custo diária |
| nacionais (continente e ilhas) | |
| Trabalhadores em geral em funções públicas | € 50,20 |
| Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores | € 69,19 |
| no estrangeiro | |
| Trabalhadores em geral em funções públicas | € 89,35 |
| Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores | € 100,24 |
Valor do subsídio de alimentaçãoO subsídio de alimentação é tributado acima de
€ 5,20 (quando pago em dinheiro) e de € 8,32 (quando pago em vale-refeição ou cartão). Isto até final de abril. Com efeito, e no âmbito de um pacote de medidas extraordinárias do Governo, de tentativa de mitigação da perda do poder de compra devido à inflação,
o subsídio de alimentação será de 6 euros a partir de 1 de maio. Com esta subida, o patamar de isenção de impostos passa a ser de 6 euros para o subsídio pago em dinheiro e de 9,60 euros para o subsídio pago em cartão ou vale-refeição.Como todas as outras ajudas, este valor é aplicável ao setor público. No entanto, as empresas privadas pagam normalmente subsídio de refeição, ou por sua iniciativa, ou porque a regulamentação coletiva dos diversos setores o determina. E o setor privado também beneficia dos patamares de isenção de tributação (6€ ou 9,60 € estão isentos, conforme pagos em dinheiro ou vale/cartão, só o que for pago acima é que é tributado).
Numa deslocação com ajudas de custo, deve ser suprimido o subsídio de almoço. Parece lógico. Até porque o provável é que, sendo ambas as ajudas declaradas, não sejam aceites fiscalmente, por duplicação.
Limites à isenção de IRS nas ajudas de custo
As ajudas de custo que não ultrapassem os valores acima apresentados estão isentas de IRS (e TSU). A parte da ajuda de custo que ultrapasse aqueles tetos, será tributada.
Por exemplo, num subsídio de almoço de 9 € pago em dinheiro, há lugar ao pagamento de IRS e TSU, sobre 9 € - 6 €, ou seja, sobre 3 €.
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Quando há lugar a tributação autónoma para as empresas?
A empresa está sujeita a tributação autónoma (5%) se as ajudas de custo e deslocações em viatura própria, não forem faturadas aos clientes. Esta taxa aplica-se à parte do valor isento de IRS para o trabalhador (n.º 9 do art.º 88.º do CIRC).
Exemplificando: se um trabalhador visita um cliente fora da sua região, e a ajuda de custo de referência é de € 50,20 (patamar isento de IRS), mas a empresa paga ao trabalhador € 60, sem faturar ao cliente, então:
- o trabalhador pagará IRS sobre o valor que excede o teto de isenção (€ 60,00 - € 50,20);
- a empresa será tributada em 5% sobre os € 50,20 (sobre o valor isento para o colaborador).
Deste modo, todo o valor é tributado, ainda que de formas diferentes.
Num outro exemplo: se a empresa pagar apenas os € 50,20, não há tributação para o colaborador. No entanto, se este valor não for faturado ao cliente, a empresa pagará 5% sobre os € 50,20.
Acresce que, quando a ajuda de custo é faturada ao cliente, deve vir expressamente mencionada como tal (ou que conste de documentos anexos à faturação).
Em resumo,
a empresa está sujeita a tributação autónoma à taxa de 5% sobre ajudas de custo e quilómetros:
- quando não faturar esses montantes aos clientes (no todo ou na parte em que não os fatura);
- sobre a parcela da ajuda de custo não sujeita a IRS para o trabalhador.
As ajudas de custo são consideradas custo fiscal para as empresas?
Não são dedutíveis fiscalmente as ajudas de custo e os encargos com a deslocação em viatura própria do trabalhador,
não faturados a clientes, escriturados a qualquer título,
sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa de controlo das deslocações. Exceto na parte em que o trabalhador é tributado em sede de IRS (alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º - A do CIRC).
Ainda nos termos do mesmo artigo, os
mapas justificativos (de controlo) devem conter:
- os locais;
- tempo de permanência;
- objetivo; e
- no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, a identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos.
Ou seja, daqui se deduz que (sempre para a parte isenta de IRS para o trabalhador):
- mesmo que a empresa não fature aos clientes estes encargos, desde que tenha um mapa de suporte, justificativo desses encargos, estes são considerados dedutíveis para efeitos fiscais;
- sempre que estas ajudas de custo sejam faturadas ao cliente (mesmo sem mapas de controlo), a empresa não está sujeita a tributação autónoma e a despesa é considerada custo fiscalmente aceite.
As ajudas de custo devem constar do recibo de vencimentos e da declaração anual de rendimentos?
As ajudas de custo não são rendimento de trabalho dependente até aos limites de isenção (tabelas acima). Os valores que excedam esses limites são tributados em IRS como rendimentos da categoria A.
Os recibos de remuneração devem distinguir os montantes sujeitos, e não sujeitos, a retenção na fonte de IRS. E a Declaração Mensal de Remunerações, DMR, a enviar à AT, terá que:
- conter os rendimentos e respetivas retenções de imposto, as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social e subsistemas legais de saúde, bem como as quotizações sindicais;
- ser entregue até ao dia 10 do mês seguinte àquele em que são pagos os rendimentos da categoria A, ainda que isentos ou não sujeitos a tributação.
O mesmo se aplica à declaração anual emitida pela entidade patronal e entregue ao seu colaborador, para efeitos de IRS. Deve indicar os rendimentos e a sua sujeição, ou não, a tributação em sede de IRS.
