Organização compreende tudo o que é essencial para manter uma vida estruturada, de acordo com os nossos objetivos.
No trabalho, estas
soft skills promovem a
eficiência, a
eficácia e, em última análise, a
produtividade. E a produtividade é condição para atingir objetivos e
bons níveis de performance, quaisquer que sejam as atividades.
Pessoas com aptidões de organização têm normalmente a capacidade de
gerir tempo,
definir e
alcançar objetivos.
Ao demonstrar estas capacidades no CV e, depois, ao comprová-las no seu dia-a-dia de trabalho, vai evidenciar que tem potencial para ir mais além, nomeadamente para cargos com maior responsabilidade e até de liderança.
As
competências de organização, pela sua importância, integram o
currículum vitae em formato europeu. Veja em quais destas
soft skills se revê e mencione-as no seu CV.
1. Gestão do tempo
O tempo é um
recurso escasso sempre que se depara com diferentes assuntos para tratar, tarefas a executar ou projetos a decorrer em simultâneo.
Ter a capacidade de
lidar com vários temas em simultâneo é algo que deve evidenciar no seu CV. Pense no tipo de funções que já exerceu e na forma como elas contribuíram para o ajudar a gerir o tempo.
Saber
priorizar ou ter
capacidade de trabalho em timings exigentes podem ser palavras-chave a utilizar. Saber
delegar tarefas, também.
Se o tempo não dá para tudo, hierarquize prioridades. Para isso, terá que dominar cada um dos temas e perceber as implicações de os colocar entre os temas mais ou menos prioritários. Ter esta capacidade vai permitir-lhe resolver todas as questões
sem stress e
sem perder o controlo da situação.
Deve ainda saber
como e quando delegar tarefas. Ter a noção antecipada de que não vai conseguir abarcar tudo num determinado prazo, é uma qualidade. Saber quais as tarefas a delegar e a quem, conforme as especialidades de cada um, é revelador de
maturidade e
racionalidade.
Se delegar, deve saber
monitorizar o trabalho dos outros, revela que sabe gerir. A correta delegação de tarefas permite
obter mais em menos tempo.
2. Organização mental e organização física
Ser capaz de se organizar mentalmente e manter a sua secretária organizada são coisas bem distintas, mas ambas necessárias a uma boa organização. Avalie como estão estas suas aptidões e inclua no seu CV as que melhor o caracterizam.
Possuir organização mental traduz a capacidade de manter as ideias em ordem, de manter a
concentração e a frieza para atuar com
racionalidade e
espírito crítico, para
identificar,
avaliar e resolver problemas, para ser
criativo e
perspicaz.
Manter a mente livre quando chega ao seu trabalho vai ajudá-lo a lembrar-se de informações importantes, vai ajudá-lo a
memorizar outras e a
processar informação. Irá ajudá-lo a
comunicar de forma eficaz.
Tome notas, registe ideias que vão surgindo, faça listas de tarefas (as "
to-do-lists") e coloque um visto
(ou um
tick) sempre que concretizar uma ideia ou realizar uma tarefa. Isso vai dar-lhe o sentimento de "dever cumprido" e fazer sentir-se bem. No final, conseguirá uma maior
assertividade e
produtividade.
Para além da boa organização mental, deve manter o seu arquivo (físico ou virtual) devidamente organizado. O caos pode tornar-se "ingerível" em tempos de stress, evite-o:
- Na utilização do software da empresa, estruture os documentos de forma inteligente e perspicaz, de forma a que lhes possa aceder de forma expedita.
- Mantenha a sua mesa limpa e organizada, com ordem, não misture temas.
- Não deixe informação confidencial ao acaso e não corra o risco de perder documentos importantes.
- Guarde de forma criteriosa toda a informação importante, seja ela escrita, em vídeo ou fotografia.
- Reduza o papel, digitalize o que for possível e imprima o estritamente necessário. Terá um comportamento sustentável, que a organização e o planeta agradecem.
3. Planeamento
Ser organizado significa necessariamente saber planear.
Planear significa
definir os objetivos e os meios para os atingir. É
projetar, com a adequada antecedência, o que precisa de ser feito e quando, e qual a estratégia para o concretizar.
Planear é ainda
ponderar cenários alternativos para o caso de a estratégia de base não ser alcançada. Ao planear deve ter um tipo de "
road map" para ir monitorizando e priorizando cada etapa ao longo do processo.
Capacidade de planeamento e organização andam normalmente a par e, pela sua importância no dia-a-dia das empresas, não deve esquecer de as mencionar no seu CV, independentemente de estas serem ou não um requisito na oferta de emprego.
4. Gestão de projetos
Se é uma pessoa com experiência na gestão de projetos então tem, com certeza, as aptidões inerentes, desde logo as de
organização e
planeamento, e será também uma pessoa
focada e capaz de
gerir prioridades.
As competências na gestão de projetos são frequentemente solicitadas para determinadas funções mas, ainda que não o sejam para a vaga a que está a responder, inclua-as no seu CV. Se é capaz de
gerir vários projetos em simultâneo, dê
exemplos de quantos e em que
período de tempo o conseguiu fazer. Refira o tipo de projetos de modo a que o recrutador possa aferir da respetiva
complexidade.
Mencione ainda se o fazia sozinho ou em equipa e, neste caso, a dimensão da
equipa. Se geria equipas, então estará a evidenciar também as suas capacidades de
liderança.
5. Capacidade de liderança
O
sucesso das equipas de trabalho determina o sucesso e a
boa performance de uma empresa. Por seu lado, uma
equipa só será bem sucedida nos seus objetivos, se for bem estruturada e orientada, ou seja,
bem gerida. Gerir adequadamente uma equipa implica, antes de mais,
organização.
Alguém que sabe gerir constitui uma mais-valia para o empregador, pois garante-lhe a
condução de uma equipa até ao objetivo. Saber gerir equipas implica
capacidade de liderança.
Ilustre essa capacidade, dando exemplos do tipo de tarefas e/ou projetos (mais ou menos complexos) de que foi responsável. Quantifique, sempre que possível, as suas conquistas. Demonstrará, assim, não só competências de organização e de gestão de equipas, mas também que se encontra habilitado para funções de liderança.
Liderança exige várias competências em simultâneo, muitas dos quais se se desenvolvem e aperfeiçoam com a experiência profissional. Verifique aqui algumas dessas competências:
- Estimular a comunicação e a boa interação pessoal;
- Definir cronogramas, objetivos e métricas adequadas;
- Organizar e planear;
- Delegar criteriosamente tarefas;
- Motivar;
- Ter empatia e simpatia;
- Ser positivo e proativo;
- Ser criativo e inovador;
- Ser resiliente;
- Ter espírito critico e analítico;
- Decidir rápida e assertivamente;
- Dar e saber receber críticas construtivas.