Como escrever e finalizar um email

Num email formal, há que o concluir da forma mais correta e adequada, em face do tipo de mensagem e do seu destinatário. Existem várias formas de concluir um e-mail formal. Por vezes falamos de seriedade da mensagem e não tanto de formalidade.

Email solicitando informações ou esclarecimentos

Se pede informação a um superior, ou a um colega, com quem mantém uma relação formal, o email terá que formal. Por outro lado, a opção por colocar "cumprimentos", ou algo análogo, vai depender muito da relação que tem com estas pessoas dentro da empresa. Mesmo num e-mail formal, pode não ser necessário e bastará despedir-se com o seu nome, ou com um "até já". Eis algumas formas de concluir o email e de se despedir: "Muito obrigado, desde já, por toda a ajuda que me possa dar neste tema. Ficarei a aguardar. Com os melhores cumprimentos, Nome" *** "Peço desculpa pelo incómodo, mas de facto a sua ajuda é muito bem-vinda. Muito obrigado. Atentamente, Nome" *** "Agradeço antecipadamente a sua colaboração e disponibilidade. Atenciosamente, Nome" *** "Obrigado pela sua disponibilidade em ajudar-me. Até já, Nome"

Email definindo procedimentos e apelando à participação

Este é também um tema corporativo. Neste caso, pode não ser tão formal, mas tem que ser sério e call to action se precisamos de participação ativa dos destinatários. " Espero ter sido clara nos objetivos que pretendemos alcançar e como lá chegar. De todo o modo, não hesitem em contactar-me caso subsistam algumas dúvidas. Obrigada, conto com a participação de todos. Com os melhores cumprimentos, Nome" *** "O processo não é simples, vamos cometer erros, mas vamos aprender, certamente, com todos eles. Qualquer dúvida ou qualquer sugestão, são bem-vindas. Enviem-me por favor. Obrigado a todos. Nome" *** "Estas são as regras a implementar a partir do início do ano que vem. Cada um terá o seu papel a desempenhar e todos seremos importantes neste processo. Por isso, conto com todos vós. Até lá, caso existam dúvidas, sintam-se à vontade para partilhar. Muito obrigado. Nome"

Email de desculpa por erro ou mal-entendido

Se cometeu um erro, ou gerou um mal-entendido, é urgente clarificar. Pode fazê-lo por e-mail ou pessoalmente. Depende da situação. Se é viável fazê-lo por e-mail, então seja objetivo e muito claro a explicar o seu erro ou mal-entendido. Depois, pode rematar assim: "Espero ter clarificado a situação e que não restem quaisquer mal-entendidos. De todo o modo, estou disponível para esclarecimentos adicionais. Obrigado pela vossa compreensão. Com os melhores cumprimentos, Nome" *** "Lamento o ocorrido e quaisquer transtornos que tenha provocado. Foi um lapso que não se repetirá. Conto com a sua compreensão e paciência. Obrigado. Nome"

Email dirigido a serviços públicos

Aqui a formalidade é exigida porque não conhecemos o destinatário e vamos precisar de ajuda de um qualquer serviço público. "Agradeço antecipadamente toda a atenção que possa dedicar a este assunto. Cumprimentos, Nome" *** "Agradecendo, desde já, todo o tempo despendido com este assunto, subscrevo-me com os meus melhores cumprimentos, Nome" *** "Muito obrigado pela sua colaboração. Ficarei a aguardar. Atentamente, Nome" *** "Agradeço, desde já, a sua colaboração. Atenciosamente, Nome" *** "Agradeço a sua preciosa colaboração, apresentando os meus cumprimentos, Nome" *** "Muito obrigado. Cordialmente, Nome"

Dicas a seguir na elaboração e envio de emails

Os e-mails surgiram como uma forma célere de comunicação, simplificando também, em muito, os processos de envio de documentos. Comunicação célere pressupõe também respostas rápidas e, a verdade, é que também os e-mails vieram encurtar significativamente o tempo a todos os níveis. Embora possa ter que ser formal, o email não é uma carta e, portanto, a forma de comunicar, aligeirou-se também. Há coisas simples que vieram para ficar. Depois, há dicas sobre comportamentos a evitar. Deixamos alguns exemplos.

• Se envia um email, não telefone de seguida a perguntar se o destinatário recebeu o e-mail.
• Se quer garantias de que o e-mail chegou, selecione "recibo de entrega" e/ou "recibo de leitura" nas opções de mensagem. O recibo de entrega é dado pelo sistema do destinatário, mas o recibo de leitura é dado por quem lê, que nem sempre concede o recibo.
• Se vai enviar e-mails para pessoas distintas, que não se conhecem, e em que deve preservar a sua identidade, aí sim, coloque todos os nomes em bcc. Desta forma, nenhum nome aparece nos destinatários. Opte por colocar o seu endereço eletrónico, por exemplo, como destinatário. Ou pode, simplesmente, não colocar nada.
• Escolha criteriosamente o "assunto" do e-mail. É uma questão de organização. Será mais fácil encontrá-lo futuramente.
• Ao trocar e-mails na empresa, ao segundo e-mail para a mesma pessoa, não volte a dizer bom dia ou boa tarde. Afinal, já falou com ela hoje, use o nome.
• Não use "bom dia" ou "boa tarde", simplesmente. Diga "Olá, bom dia", "Bom dia João", ou "Bom dia Dr. João Ferreira", por exemplo.
• Se estiver a enviar anexos, não se esqueça de o mencionar. E o anexo deve ter um nome adequado ao email e ao assunto.
• Não use sombreados, palavras inteiras em maiúsculas e minimize os "bold" ou "negritos".
• Se envia muitos emails diariamente, defina uma assinatura nas opções da mensagem para lhe simplificar a vida. Mas escolha uma assinatura com uma fonte simples.
• Organize os seus e-mails: crie sub-pastas na sua "caixa de entrada", por tema, departamento ou pessoa.
• Use "flags" de cores diferentes para assinalar a urgência dos e-mails, se não consegue geri-los no mesmo dia, ou volte a marcá-los como não lidos.
• Use o "address book" ou ficheiro de contactos do seu email. Terá que ir adicionando os seus contactos ao longo do tempo, mas será uma grande simplificação na hora de enviar e-mails.