Quantas vezes saiu de uma reunião com a sensação de que não foi totalmente produtivo? É fácil dispersar no assunto, principalmente quando não existe um planeamento prévio dos temas a debater.
As reuniões são utilizadas sempre que há necessidade de abordar determinado tema, planear algo ou tomar uma decisão. Podem ser de trabalho, dentro das empresas, ou não. Podem ser simplesmente de amigos ou família a organizar um evento ou a decidir questões financeiras, por exemplo, de condomínio, etc. No entanto, seja qual for o intuito da reunião, a verdade é que é muito comum cometer alguns erros que acabam por prejudicar a produtividade do encontro. Para ter reuniões eficientes e saudáveis, siga algumas destas estratégias.
Ter uma agenda
As agendas são fundamentais para organização do trabalho ou das tarefas. Pode ser uma agenda propriamente dita, do ano correspondente, um caderno ou uma versão mais digital, como uma aplicação do telemóvel ou um calendário online.
Quando há necessidade de agendar uma reunião, comece por definir quem são as pessoas que necessitam mesmo de estar presentes e, a partir daqui, definam o dia e a hora entre todos. Marque na agenda. Estipule não só a hora de início, mas também a duração e a hora em que esta terminará.
Além disso, é importante também definir quais são os assuntos a abordar e qual a prioridade dos mesmos. Ou seja, planeie com antecedência a reunião: os pontos a debater, objetivos e resultados previstos. Aponte todas essas informações na sua agenda e partilhe-as, também, com os demais participantes.
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Enviar e-mails de convite
A tecnologia tem boas ferramentas para a gestão e a organização do trabalho e muitas delas são tão simples como enviar um e-mail.
Sempre que agendar uma reunião, faça essa marcação num calendário digital e convide todos os participantes da mesma. Desta forma, todos os convidados para a reunião serão notificados da marcação do encontro, terão que responder sim ou não e podem, ainda, adicionar o evento ao seu próprio calendário.
Desta forma, com a data da reunião na agenda digital, é possível definir notificações prévias ao evento para que ninguém se esqueça do dia e da hora combinados. Da sua parte, como responsável pela organização da reunião, opte por enviar e-mails de lembrete ou faça telefonemas, caso algum dos participantes não tenha respondido à convocação.
Aproveite também para enviar a ordem de trabalhos da reunião para que todos os participantes se possam preparar e organizar da melhor forma.
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Haver um "controlador" do tempo
Hoje em dia, com o ritmo de vida atual, cada vez mais é importante investir tempo em atividades produtivas. Pense em quanto ganha um trabalhador à hora e multiplique esse valor pelas horas que passaram em reunião. Agora adicione o valor obtido com a mesma conta para todos os participantes. Vai ficar surpreendido com o resultado.
Assim, como vimos o quão “cara” uma reunião de trabalho poderá ser, fica clara a necessidade de controlar o tempo da mesma. Uma boa técnica é pedir a um dos participantes para que fique responsável pela gestão do tempo. Pode ser o próprio líder da reunião, ou a pessoa que orienta a mesma, ou outro colaborador. Seja como for, pode controlar apenas o início e o final da reunião, ou o tempo permitido para cada assunto.
Assim, pode também definir um tempo estipulado para cada assunto a debater na reunião, consoante a importância do mesmo. Caso sobre tempo, no final, poderá aproveitar-se para tirar dúvidas ou para conversar sobre outros assuntos que tenham sido levantados no decorrer do encontro.
Esta é uma excelente forma de evitar que se disperse nos assuntos.
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Partilhar a ata no final
A ata de uma reunião é o registo de absolutamente tudo o que se passou nessa reunião. O título da reunião, a hora, o local, quem esteve presente, os temas que eram previstos discutir, aqueles que realmente foram debatidos, as conclusões, etc. No fundo, a ata tem que contar a história dessa reunião, incluindo as intervenções de cada personagem e o resultado final da mesma.
Qual é a importância de uma ata?
- Contém o registo de todas as decisões de quem as tomou;
- Evita desentendimentos futuros, uma vez que ficam registadas as opiniões e as ações de cada um;
- Com a pauta das reuniões anteriores é possível organizar mais eficientemente a próxima;
- Pode ser enviada para quem não pôde estar presente ou para outros colaboradores como forma de dar conta do que foi discutido e decidido;
- Serve de base para e-mails de follow-up no seguimento da reunião.
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Notas finais
Estas são algumas formas de tornar as reuniões eficientes e saudáveis.
Acima de tudo, tenha em consideração se é mesmo necessária a realização de uma reunião, ou se o assunto poderia ser resolvido com uma troca de e-mails ou com um telefonema.
Caso seja mesmo necessário realizar uma reunião, convoque apenas aquelas pessoas que precisam de estar presentes. Para as restantes que possam ter interesse nos assuntos debatidos, envie a ata final para que possam estar a par do que foi ou não decidido.
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