As faturas em papel tendem a acumular-se na carteira, na mala ou mesmo em casa. Será que precisa de guardar as faturas para sempre ou cada uma delas tem um prazo diferente?
Para o ajudar na organização da papelada, vamos explicar-lhe que faturas é necessário guardar e durante quanto tempo.
Prazos para um consumidor guardar faturas
Comecemos pelas faturas relacionadas com o IRS. Todas as que solicita com o número de contribuinte e que surgem automaticamente no portal e-fatura podem ser destruídas. No entanto, caso precise de inserir alguma manualmente, deverá guardar o comprovativo durante quatro anos. Se, eventualmente, o comerciante carregar a fatura e ela aparecer em duplicado, nesse caso já poderá deitar fora o documento em papel.
Este é o procedimento recomendado para as faturas referentes ao IRS. Para todas as outras, relativas a compras, pagamento de serviços ou para fins de garantia, os prazos variam entre seis meses a cinco anos.
6 meses
As faturas que devem ser guardadas durante seis meses são as de serviços, ou seja, água, electricidade, gás e telecomunicações, uma vez que este é o prazo disponível para estas empresas cobrarem os consumos efetuados. Passados os seis meses as faturas prescrevem, portanto, caso lhe cobrem consumos com mais de meio ano, saiba que, segundo a Lei dos Serviços Públicos (artigo 10º) não tem que os pagar.
Seis meses é também o prazo mínimo aconselhável para guardar faturas relativas a alimentação e alojamento, excepto aquelas que pretender apresentar como gastos do IRS, conforme explicado acima.
1 ano
Imagine que fez algum serviço em casa e recorreu a um canalizador, pintor ou electricista. Se precisar de reclamar desse serviço, tem um ano para o fazer. Por isso, é também um ano, o tempo que precisa de guardar essas faturas, pois passado esse tempo perde o direito de fazer reclamações.
2 anos
Durante dois anos deve guardar faturas de compras de bens móveis, tais como, eletrodomésticos, móveis, telemóveis ou brinquedos, por exemplo. Geralmente a garantia mínima destes produtos é de dois anos, por isso guarde os documentos durante esse tempo. Caso possua uma extensão da garantia, guarde o comprovativo da mesma.
Além disso, as reparações automóvel também têm uma validade de dois anos. Assim, se levou o seu carro à oficina nos últimos dois anos, garanta que tem a fatura em local seguro, caso venha a ser necessária.
Quem diz mecânicos diz também profissionais liberais, como médicos e advogados. Os comprovativos de pagamento de despesas destes profissionais também devem ser guardadas pelo menos durante dois anos.
3 anos
As faturas de saúde devem ser guardadas durante três anos pois este é o prazo que as instituições públicas têm para reclamar pagamentos. Se não tiver guardado os comprovativos não tem como provar que efetuou os pagamentos.
4 anos
Conforme explicado acima, as despesas inseridas por si no e-fatura devem ser guardadas durante quatro anos. Porém, apesar de não ser obrigatório guardar as restantes, alguns especialistas aconselham a que o faça. Ou seja, alguns especialistas aconselham a que o consumidor conserve todas as faturas referentes ao IRS, pelo menos até à liquidação do mesmo.
Da mesma forma, o comprovativo do pagamento do Imposto Único de Circulação (IUC) também deve ser preservado durante quatro anos. Durante esse tempo, o fisco pode lhe solicitar que comprove que o pagamento foi feito.
5 anos
É aconselhado guardar os comprovativos de pagamento de renda ou de condomínio pelo prazo mínimo de cinco anos.
O mesmo acontece com serviços de empreitada, no caso de ser proprietário de algum imóvel: todos os documentos relativos aos pagamentos do serviço devem estar em lugar seguro durante este tempo.
Prazos para as empresas guardarem faturas
Nas empresas os prazos aconselhados são um bocadinho maiores. Se estivermos a falar do IVA, saiba que não se deve desfazer das faturas relativas ao apuramento deste durante 10 anos.
Já no caso do IRC, o prazo aconselhável é 12 anos.
Dica
Se for complicado para si organizar tanto documento em papel, anote esta dica. Tire fotografias ou digitalize os documentos e guarde esses documentos digitais onde mais preferir: computador, disco ou mesmo cloud. Esta é uma forma mais amiga do ambiente que lhe permite ter os documentos ao alcance de um simples smartphone e que de certeza vai deixar mais espaço livre nas gavetas lá de casa.
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