Nas empresas mais pequenas, com menos sócios e um menor número de colaboradores facilmente ocorre uma mistura de contas e despesas pessoais com as da empresa. Para a boa saúde da empresa, é essencial manter as finanças pessoais separadas das contas do seu negócio. Até porque algumas questões são obrigatórias.

Importância de manter as finanças pessoais separadas das contas da empresa

Segundo os dados da PORDATA referentes ao ano de 2017, em Portugal, 99,9% das empresas são pequenas e médias empresas (PME). Neste ano, existiam no nosso país 1.259.234 PME, um número bastante considerável. Num meio com tantos pequenos empreendedores, torna-se bastante comum a ocorrência de algumas situações.

É absolutamente crucial haver organização e uma gestão adequada, evitando erros financeiros.

Contas bancárias diferentes

Este é o primeiro passo: ter contas separadas. A conta bancária da empresa não pode ser a mesma do que a sua pessoal.

Além de ter de separar a questão profissional da pessoal, há vantagens nesta realidade:

• evitar misturar gastos pessoais com os da empresa;
• acesso a produtos financeiros mais vantajosos, destinados apenas a empresas;
• maior facilidade em encontrar pagamentos, tanto os recebidos como os realizados. 

Não pague contas pessoais com o dinheiro da empresa

Nunca é demais reforçar esta ideia. Garanta que as despesas pessoais saem da sua conta particular e não da empresa. 

Se tiver uma loja, não ceda à tentação de retirar dinheiro da caixa apenas porque está mais à mão. No final do dia, as contas não vão bater certo e com o tempo a desorganização só vai aumentar. 

Defina um salário para si e para os seus sócios

Um dos erros mais comuns em negócios mais pequenos é o proprietário simplesmente ir retirando da caixa, ou da conta, conforme as necessidades.

Por isso, todos os sócios têm de ter um ordenado fixo, como qualquer outro colaborador. Este valor deve ser justo e adequado à dimensão da empresa e aos seus lucros. Deve, ainda, ser respeitado para que o lucro da empresa não seja confundido com o seu lucro pessoal. 

Se tiver dúvidas sobre qual deverá ser o valor do seu salário mensal, tente saber qual é o valor pago para a sua função em empresas similares, tanto em termos de volume de negócio como de área de atuação. 

Crie reservas mensais

“No poupar é que está o ganho” - aplique este ditado tanto na sua vida pessoal como nos negócios. Ou seja, da mesma forma que é recomendado que tenha poupanças para o caso de ocorrerem imprevistos como alguma doença, um arranjo inesperado do carro, alguma multa, etc, o mesmo princípio deve ser seguido na empresa. Estar dependente dos pagamentos dos clientes pode gerar incertezas de quando é que estes ocorrerão ou não, mas as suas próprias despesas têm datas fixas.

Assim, procure fazer reservas. Todos os meses faça por colocar algum dinheiro de parte para que possa estar prevenido, na eventualidade da ocorrência de algum tipo de incidente. Além disso, e nunca é demais relembrar, não ceda à tentação de recorrer à empresa para salvar a sua conta pessoal. Controle as despesas, tanto as suas como as da empresa, organize as suas contas e mantenha as finanças pessoais separadas, sempre.

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Optimize a gestão financeira

A optimização da gestão financeira pode ser feita de duas formas: recorrendo à ajuda de um profissional especializado, como um contabilista, ou utilizando softwares próprios de gestão.

De facto, não tem mal nenhum em pedir ajuda. Tem até muitas vantagens. Se necessário, solicite o apoio de um profissional especializado da sua confiança para que este o ajude a organizar as contas da empresa. Ter um contabilista irá deixá-lo muito mais tranquilo, já que sabe que alguém responsável irá tratar das obrigações fiscais, ou seja dos impostos, e irá organizar-lhe todas as faturas. 

Além disso, existem, também, softwares de gestão que pode utilizar para o ajudar a organizar todas as informações financeiras da sua empresa. Estes programas permitem-lhe organizar os pagamentos, realizar relatórios, etc. Se tudo estiver devidamente registado, com aplicações deste género consegue facilmente perceber se está a ter lucro ou não e, por exemplo, quais são as maiores despesas que possui. 

Utilize planos de serviços para empresas

Como vimos, o que é da empresa, deve ficar com os dados da empresa e, este princípio, serve também para poupar. Como? Subscrevendo os planos corporativos de todos os serviços de que necessita no escritório.

Por exemplo, a água ou o serviço de eletricidade do local de trabalho, estarem no nome do proprietário e não no da empresa. Esta situação, para além de dificultar a separação das contas, está a vedar-lhe o acesso a condições mais atraentes que poderia ter se passasse tudo para o nome da empresa. 

Praticamente todos os serviços possuem um pacote para empresas, que, geralmente, é muito mais vantajoso daquele que é oferecido ao consumidor particular. Que tipos de serviços existem com estes planos?

• telecomunicações (telefone fixo, telemóveis, internet e televisão);
• água, luz e gás;
• compra de automóveis ou outro meio de transporte;
• bancos.

Faça uma pesquisa na internet e perceba quanto poderá poupar com estes serviços. Ou, se preferir, contacte os seus operadores habituais e pergunte se possuem planos dedicados a empresas. Até os bancos oferecem condições especiais, como o acesso a linhas de crédito especiais e a juros mais apelativos. 

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Vamos a um resumo?

Existem muitas vantagens em manter as suas contas organizadas, bem separadas das contas da empresa. As grandes vantagens são:

• manter ambas as contas positivas e de boa saúde;
• conseguir calcular com exatidão qual é o lucro da empresa;
• maior controlo financeiro;
• evitar a falência.

Agora, é só seguir estas dicas e, claro, se precisar, solicite a ajuda de um profissional especializado, antes que seja tarde demais. 

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