Se está constantemente a ser desafiado pelo excesso de informações e distrações no meio digital, aproveite estas 10 ferramentas de produtividade para conseguir ser mais eficiente. Todas com a possibilidade de utilização gratuita.

Ser produtivo, segundo os especialistas, consiste em realizar a maior quantidade de trabalho possível, com o mínimo de recursos necessários (tempo, dinheiro, recursos humanos e físicos).

Por outras palavras, consiste em saber otimizar as tarefas, recorrendo ao planeamento e à organização e definindo prioridades para conseguir manter o foco e criar uma rotina mais produtiva.

10 ferramentas para impsulsionar a produtividade

Organização e gestão de projetos

As ferramentas que sugerimos para organização e gestão de projetos são úteis quer se encontre a trabalhar sozinho, quer desempenhe um trabalho colaborativo.

Trello

Assim, no caso da Trello, trata-se de uma ferramenta que permite criar diferentes equipas e grupos de trabalho por projeto, apresentando uma vista simples do andamento das tarefas, categorização, pessoa responsável e data de conclusão.

Neste caso, cada projeto tem um quadro próprio com várias listas que representam os principais temas a ser trabalhados. Dentro de cada lista, as atividades são representadas em cartões, os quais podem facilmente ser movidos ou copiados entre listas e/ou para outros projetos. É ainda possível criar checklists dentro de cada cartão e anexar ficheiros.

Pela sua simplicidade e gratuidade, esta ferramenta destaca-se ao nível de organização pessoal, podendo ajudar a manter organizados todos os temas do quotidiano.

Asana

Um pouco mais robusta, a ferramenta Asana, tem uma vista semelhante aos quadros da Trello, contudo, apresenta outras possibilidades de visualização que podem fazer a diferença:

• O modo lista permite ver todas as tarefas e desdobrar as sub-tarefas, numa sequência corrida de informação;
• O cronograma permite uma visualização mais abrangente do roadmap do projeto, enquanto que o calendário apresenta todas as datas de conclusão claramente identificadas no tempo;
• O painel mostra ainda um conjunto de métricas acerca das tarefas por concluir, concluídas, por responsável e por data de conclusão, entre outras.

Na Asana, também é possível atribuir tarefas, definir prazos de conclusão e níveis de prioridade.

Milanote

Uma ferramenta um pouco mais simples e mais visual é a Milanote que se assume mais direcionada a criativos. Com uma estrutura menos rígida ao nível de apresentação das listas e atividades, permite criar qualquer fluxo de trabalho, um mapa mental ou até mesmo um moodboard.

Permite assignar tarefas a responsáveis e definir prazos de conclusão, assim como criar quadros dentro de quadros, contudo, apenas tem um tipo de visualização, não permitindo um controlo tão preciso sobre o roadmap dos projetos.

Leia ainda: Método SCRUM: como funciona este método de gestão de projetos

Ferramentas para listar tarefas

Enquanto que as ferramentas anteriores são mais robustas e complexas, sendo utilizadas para atividades mais estruturadas, as próximas são usadas para listar tarefas mais simples, anotar lembretes ou até mesmo as “ideias terroristas” que podem assaltar o cérebro durante o processo de trabalho.

Evernote

A ferramenta Evernote permite reunir, num só aplicativo, todas as suas notas e tarefas, definir lembretes e fazer checklists, sendo possível adicionar imagens, áudio, ficheiros e até digitalizar documentos.

As notas podem ser organizadas por projeto e ter um prazo de conclusão associado.

É ainda possível conectar a Evernote ao Calendário Google para ter as suas notas associadas a eventos do calendário.

Todoist

Muito semelhante ao Evernote, sugerimos também a ferramenta Todoist para poder, mais do que listar, gerir as suas tarefas.

Nesta aplicação, além de poder organizar e categorizar as tarefas, também pode definir níveis de prioridade e recorrência das mesmas.

Porém, a principal diferença é a possibilidade de acompanhar o progresso das tarefas ao longo do tempo. Pode fazê-lo através da definição de objetivos diários e semanais, bem como da visualização das metas em gráficos de produtividade específicos para o efeito.

Mindmeister

Também para listar ideias, mas sobretudo com o objetivo de ser utilizado em momentos de brainstorming, sugerimos a Mindmeister para criação de mapas mentais.

Assim, pode partir de uma ideia principal e depois desenhar várias ramificações que representam as principais categorias ou ideias chave relacionadas com esse assunto. Cada ideia pode então ativar novas associações no seu cérebro e gerar novas ideias, as quais são adicionadas sob a forma de “ramificações filhas”.

Não existe limite para o número de níveis hierárquicos que pode criar, podendo ainda partilhar o mapa mental com outras pessoas, ou criar diretamente uma apresentação a partir do mapa que criou.

Ferramentas para gestão de tempo

Se o objetivo é ser mais produtivo e manter o foco no trabalho, pondere usar algumas ferramentas para controlar e gerir o tempo, assim como evitar distrações. Nomeadamente:

Clockify e Toggl

Para otimizar o fluxo de trabalho precisa de saber quais as principais tarefas que tem em mãos. Para monitorizar as mesmas pode utilizar as feramentas Clockify ou Toggl. Ambas são aplicações que permitem cronometrar o tempo que despende em determinada tarefa e ainda orçamentar trabalhos para clientes, com base no valor hora que define para cada tarefa e/ou projeto.

As duas aplicações geram relatórios detalhados que vão ajudá-lo a planear melhor as tarefas no futuro, com base na evidência do tempo gasto com cada uma.

Pomofocus

Se, por outro lado, aquilo que necessita é assegurar o foco nas tarefas que precisa de executar, sugerimos a ferramenta Pomofocus, baseada na técnica Pomodoro, segundo a qual, deve trabalhar em blocos de 25 minutos, sem interrupções, e depois fazer uma pausa de 5 minutos.

A aplicação permite-lhe definir várias tarefas para o dia e estimar o número de pomodoros (blocos de 25 minutos) para cada uma das tarefas. No final de cada bloco de tempo é apresentado o período de pausa que deve realizar (cujo tempo também pode ser definido por si), garantindo que aplica a técnica corretamente.

Freedom

Em complemento à técnica Pomodoro, para ajudar a efetivamente manter longe as distrações, considere ainda utilizar a ferramenta Freedom para bloquear aplicações e sites. A escolha e decisão são inteiramente suas.

Tem ainda liberdade para bloquear as distrações pelo tempo que quiser e até programar dias e horários específicos. Pode tentar abrir uma aplicação ou site bloqueado durante a sessão de trabalho, mas a Freedom não vai deixar.

Aumentar a produtividade com a "Matriz de Eisenhower"

Como dica extra, deixamos-lhe ainda esta sugestão para hierarquizar a sua lista de prioridades.

Dwight Eisenhower, antigo presidente dos Estados Unidos da América, criou uma ferramenta para ajudar a categorizar as tarefas pendentes e atribuir uma prioridade a cada uma delas, realçando a diferença entre o que é importante e o que é urgente.

Mais tarde, a "Matriz de Eisenhower" foi aplicada à gestão de tempo por Stephen Covey, no seu livro “Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

A Matriz caracteriza-se por ter quatro quadrantes, permitindo planear o tempo de acordo com o que é mais importante.

Assim, deve começar por identificar todas as tarefas que tem por fazer. Depois, atribua, a cada uma, um nível de prioridade, de acordo com os quatro quadrantes da Matriz.

Sobre cada tarefa, deve ainda questionar-se:

• Isto tem mesmo de ser feito?
• Poderei fazer noutro momento, mais oportuno?
• Haverá um método melhor para fazer isto?
• É possível delegar mais alguma tarefa?

Ao responder a estas questões é possível que mova alguma tarefa entre quadrantes, conseguindo, assim, otimizar o seu tempo e maximizar ainda mais a sua produtividade.

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