Há uma grande diferença entre trabalhar muito e ser produtivo. Ou seja, não é uma questão de horas passadas a trabalhar, mas sim do número de tarefas cumpridas ou de quanto, efetivamente lhe rendeu o trabalho naquele dia. Ser mais produtivo é uma questão de qualidade e não de quantidade. 

Que estratégias podemos adoptar para conseguir realizar de forma mais eficiente as tarefas programadas? Descubra sete dicas essenciais para aumentar a produtividade no trabalho. 

Leia ainda: Pequenos hábitos que o ajudam a poupar (dinheiro e tempo!)

Como ser mais produtivo no trabalho

O trabalho atual exige velocidade e multi-tasking. Há e-mails para ler, telefonemas para fazer e atender, documentos para criar, etc. Há tanto para fazer e com tantas distrações a acontecer à volta que pode ficar complicado manter o foco e a concentração. 

Além disso, quantas mais horas se forçar a trabalhar, mais cansado e stressado ficará, o que, obviamente, irá afetar a produtividade. Nesse sentido, o que fazer para conseguir produzir mais e melhor sem ter que começar o dia de trabalho mais cedo ou fazer noitadas no escritório? 

1. Organize o computador e o espaço de trabalho

Se é daquele tipo de pessoas que nunca sabe onde tem as coisas, então esta dica é, definitivamente, para si. O tempo que passa, constantemente, à procura da papelada poderia ser utilizado, por exemplo, para fazer uma pausa.

Portanto, a primeira dica é esta: comece por organizar o seu local de trabalho, desde a secretária, ao computador, passando por capas e organizadores onde guarda documentos. Sempre que surgirem ficheiros novos, coloque-os imediatamente no local adequado, evitando criar pilhas de material. Assim, uma vez tudo organizado, o trabalho irá fluir muito mais facilmente.

2. Crie listas com as tarefas

Quer trabalhe em casa, ou numa empresa, é muito importante listar as tarefas a realizar. Hoje em dia, temos tanta coisa na cabeça que facilmente nos esquecemos de algo. E, além disso, apontar as tarefas ajuda a organizar o dia de trabalho. 

Para isso, pode utilizar uma agenda, um planeador ou simplesmente um caderno normal. As listas podem ser semanais ou diárias, ou seja, antes de semana começar, ou logo no início pode planear a sua semana dividindo os afazeres pelos dias de trabalho, ou, fazer essa programação diariamente. Aqui, irá depender do seu trabalho em concreto e do quão volátil este poderá ser.

Ainda assim, organizar as tarefas e escrevê-las num local visível é de grande ajuda a manter a organização, o que por si só tornará o seu trabalho mais produtivo. 

Leia ainda: 4 coisas para melhorar a produtividade quando trabalha por conta própria

3. Defina prioridades 

Agora que criou as listas de tarefas, organize-as por importância e urgência. Priorizar é uma das chaves para ser mais produtivo. Analise todo o trabalho do dia ou da semana e dê prioridade às tarefas mais importantes e urgentes. Só depois destas concluídas é que que deverá dar atenção às restantes, menos importantes e menos urgentes. 

Além disso, sempre que possível delegue parte do seu trabalho, evitando que fique sobrecarregado demais. 

4. Concentre-se numa tarefa de cada vez

Realizar várias tarefas ao mesmo tempo raramente é a melhor opção no que toca à produtividade. De facto, há vários estudos que apontam que esta prática acaba por ser bastante contraproducente.

O que acontece é que, uma vez que a atenção está dividida, o cérebro perde a capacidade de completar as duas tarefas com a máxima perfeição. Por isso, o melhor é mesmo focar-se numa tarefa de cada vez e, assim que terminar um, passar para o seguinte. 

5. Defina horários de pausas 

Saber quando parar e fazer pausas ao longo do dia é um fator diferenciador para que seja mais produtivo no trabalho. As longas horas passadas a trabalhar sem descanso prejudicam muito o organismo humano, acabando por desgastar o corpo a longo prazo. 

É importante fazer pequenas pausas de, pelo menos, 90 em 90 minutos, quer seja para ir beber um café ou apanhar um pouco de sol. O importante é descansar durante esse tempo e ganhar fôlego para regressar à atividade. 

Hoje em dia, existem até relógios inteligentes que “mandam” a pessoa levantar-se de “x” em “x” tempo, obrigando-a a parar o que está a fazer e a realizar algum movimento físico.

6. Evite distrações

Manter o foco e a concentração pode ser um verdadeiro desafio, mas existem algumas técnicas que pode implementar. Ouvir música é uma estratégia que resulta para grande parte das pessoas, pelo que deve experimentar se funciona consigo.

Pode também utilizar técnicas como desligar as notificações de redes sociais do telemóvel, colocar estados "Não Incomodar" para que não seja interrompido com e-mails e outras mensagens a chegar.

7. Cuide da sua saúde 

Por último, mas não menos importante: cuide de si. A má alimentação, a desidratação e a falta de sono afetam muito a produtividade já que dificultam a concentração.

Desta forma, opte por alimentos mais saudáveis, durma entre sete a oito horas por noite e faça também alguma atividade física. Para se manter hidratado ao longo do dia, leve sempre consigo uma garrafa de água e coloque-a na secretária. Se ela estiver visível maior será a probabilidade de se lembrar de beber água regularmente. 

Ser mais produtivo só depende de si

Estas são algumas técnicas que pode implementar para aumentar a produtividade no trabalho. São pequenas dicas que pode seguir e experimentar com o objetivo de ver o que resulta melhor no seu caso. 

No fundo o mais importante é a organização e o planeamento e, se assim fizer, de certeza que irá conseguir ser mais produtivo no seu trabalho. 

Leia ainda: Como o trabalho remoto pode ajudar a sua carteira