Anualmente, as empresas têm inúmeras declarações e obrigações para cumprir. Mas na verdade, como empresário ou sócio de uma empresa, nem sempre é fácil de perceber certas declarações, principalmente quando abordam temas muito específicos. Uma dessas declarações é o Registo Central do Beneficiário Efetivo e a sua confirmação anual.

Caso tenha dúvidas sobre esta obrigação, fique a saber o que é o Registo Central do Beneficiário Efetivo e como deve preencher esta declaração. Descubra ainda os cuidados a ter, os prazos legais a cumprir, e quando deve atualizar este registo.

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O que são beneficiários efetivos?

Antes perceber o que é esta declaração, é fundamental que saiba o que são beneficiários efetivos. No fundo um beneficiário efetivo é alguém que controla, através de participações sociais ou de outros meios previstos no artigo 30.º da Lei 83/2017, de 18 de agosto, uma empresa, entidade empresarial, sociedade civil, cooperativa, associação, fundação, fundo ou um trust.

E caso tenha dúvidas se é ou não um beneficiário efetivo de uma empresa, existem certos indicadores que revelam este tipo de controlo. Por exemplo, se tem mais de 25% do capital social de uma empresa, seja de forma direta (propriedade) ou de forma indireta (direito de voto), é um beneficiário efetivo dessa empresa.

Mas este não é o único indicador que revela um beneficiário efetivo. No caso de ter direitos especiais ou ter um cargo na direção que permite controlar a entidade também poderá encaixar-se nesta definição. Contudo, para certificar-se, deve consultar o artigo 30.º da Lei 83/2017, de 18 de agosto, alterado pela Lei n.º 58/2020, de 31 de agosto.

Para evitar possíveis fraudes ou ilegalidades, hoje em dia, as empresas estão obrigadas a identificar todos os seus beneficiários efetivos. E como é que as empresas podem identificar cada Beneficiário Efetivo? Através do RCBE - Registo Central do Beneficiário Efetivo.

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Tudo começa com o Registo Central do Beneficiário Efetivo

Quando quer abrir uma empresa tem de cumprir alguns procedimentos, como escolher o pacto social, o nome da firma, entregar documentos sobre todos os sócios, entre outros passos. Mas após completar o registo comercial da entidade, os procedimentos não terminam por aqui. Afinal, tem o prazo limite de 30 dias, após o registo comercial, para proceder ao RCBE - Registo Central do Beneficiário Efetivo.

Como o próprio nome indica, o RCBE identifica todas as pessoas singulares que, mesmo de forma indireta ou através de terceiros, detenham a propriedade ou o controlo efetivo de empresas (entidades jurídicas). Este registo é obrigatório para todas as empresas constituídas em Portugal. No entanto, as empresas que fazem negócios em território nacional também estão obrigadas a proceder a este registo.

Caso tenha dúvidas sobre os beneficiários efetivos da sua empresa, saiba que não poderá alegar desconhecimento dos mesmos. Legalmente, as sociedades comerciais devem manter um registo atualizado dos seguintes elementos de identificação:

• Sócios, tendo que discriminar as participações sociais de cada um dos sócios;
• Pessoas singulares que detêm, de forma direta, indireta ou através de terceiros, a propriedade das participações sociais e ainda de quem, por outra forma, detenha o respetivo controlo efetivo da empresa.

Por isso, antes de abrir uma empresa deve informar-se bem sobre os registos legais que está obrigado. Todas as informações sobre este registo interno estão previstas no artigo 4.º da Lei nº 89/2017, de 21 de agosto.

Nota: Atenção que o RCBE não é a declaração anual de registo de beneficiários efetivos. O RCBE é o registo inicial desta declaração. Este é entregue uma vez. Posteriormente pode e deve ser alterado sempre que haja alterações.

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Como preencher o registo central do beneficiário efetivo

Para submeter o RCBE, o primeiro passo é entrar no Portal da Justiça, e selecionar a opção Registo Central do Beneficiário Efetivo.

Como pode ver na imagem a cima, o acesso pode ser feito através do Cartão do Cidadão (com o PIN e leitor) ou Chave Móvel Digital, por credenciais próprias ou através de um certificado de autentificação profissional. Esta última opção só pode ser usada por um advogado, notário ou solicitador. Contudo, saiba que apenas os administradores ou gerentes da empresa podem submeter o RCBE.

Embora preencher e submeter este registo nem sempre seja fácil (devido à dificuldade de saber que informações deve fornecer em cada campo), os passos para cumprir esta obrigação são os seguintes:

• Identificar a sua empresa. Terá que colocar o NIPC e país da entidade;
• Escolher o tipo de entidade em que se enquadra a sua empresa;
• Depois deve preencher as informações complementares que são pedidas sobre a sua empresa;
• Após prestar as informações relativas à sua empresa, terá então de identificar-se. Ou seja, neste campo é necessário indicar quem está a preencher a declaração e qual a função que desempenha.
• Posteriormente há mais algumas informações a preencher sobre a empresa e por fim terá de prestar informações sobre os beneficiários efetivos.

Terminado o preenchimento basta submeter a sua declaração. Após esta ser submetida com sucesso é gerado um comprovativo da entrega do documento. Deve posteriormente ficar atento à receção do código de acesso nos endereços de email que indicou no registo. Este código permite consultar o RCBE, alterações que ele seja sujeito, bem como todo o histórico de atividade.

Nota: O Registo de Beneficiário Efetivo é gratuito. No entanto, caso este seja feito com recurso a preenchimento assistido, num balcão do IRN, tem o custo de 15 euros.

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Beneficiário efetivo menor e pedidos de restrição

Dependendo do tipo de beneficiários efetivos da sua empresa e de algumas preferências, pode haver necessidade de preencher alguns campos adicionais. Por exemplo, se houver um beneficiário efetivo menor, deve indicá-lo no campo específico para beneficiários menores.

Neste registo também existe a possibilidade de pedir restrição de acesso aos dados. Ou seja, há possibilidade de limitar o acesso de outras pessoas aos dados nas declarações do RCBE.

Contudo, apenas pode pedir esta restrição de acordo com o artigo 26.º do Regime Jurídico do RCBE. Mas para ficar com uma ideia, algumas das justificações legais para este pedido são o risco de fraude, rapto, extorsão, intimidação ou quando um beneficiário efetivo é menor.

Se mais tarde pretender desistir do pedido de restrição poderá fazê-lo. Para tal, o declarante deve aceder à sua área reservada e selecionar a opção desistir.

Algumas informações do RCBE mudaram? Tem de atualizá-lo

No mundo empresarial é normal existirem mudanças constantemente. Mas saiba que caso alguma das informações que conste no Registo Central do Beneficiário Efetivo sofra alterações, terá de atualizar este documento rapidamente. Legalmente, sempre que os factos e dados que constam no RCBE sofrem alterações, as entidades têm um prazo de 30 dias para atualizar a informação.

E como é que a sua empresa deve proceder a estas alterações? Através do Portal da Justiça. No entanto, terá de autentificar-se e pesquisar o NIPC da sua empresa. Escolha a opção "Preencher Declaração" e insira o código RCBE da declaração anterior. Posteriormente basta proceder às alterações necessárias e submeter novamente a declaração.

Contudo, caso não proceda à atualização do RCBE está a cometer uma contraordenação que pode implicar o pagamento de coimas elevadas. O incumprimento das sociedades quanto à atualização do RCBE é punível com coima de 1.000 euros a 50.000 euros.

Como é feita a Declaração Anual do Registo dos Beneficiários Efetivos?

Se já criou a sua empresa e procedeu à entrega inicial do RCBE, provavelmente já ouviu dizer que terá de entregar uma declaração anual do registo dos beneficiários efetivos. No entanto, esta informação não é a mais precisa.

É verdade que todos os anos as empresas estão obrigadas a confirmar os dados que constam no RCBE. Mas se não existirem alterações a fazer, tudo o que precisam é certificarem-se que os dados estão corretos. Contudo, existem prazos para este procedimento. Deverá garantir que os dados referentes aos beneficiários efetivos da sua empresa estão atualizados até dia 31 de dezembro de cada ano.

As únicas empresas que estão dispensadas desta obrigação são as que no mesmo ano civil tenham efetuado atualizações à informação do RCBE e não tenham registado novas alterações posteriormente.

A minha empresa foi dissolvida. Tenho que cancelar o RCBE?

Atualmente, sim. Sempre que a matrícula de uma sociedade é cancelada devido a ter sido dissolvida e liquidada, o Registo Central do Beneficiário Efetivo tem de ser cancelado. Este procedimento também é aplicado quando as entidades apenas estão sujeitas à inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas.

Embora esteja em desenvolvimento o cancelamento automático das declarações do RCBE quando as empresas são extintas, ainda terá de fazer este pedido. O pedido de cancelamento do RCBE é feito por email, para o endereço rcbe.inexatidoes.omissoes@irn.mj.pt

Não consigo preencher o registo inicial do RCBE. Há algum centro de apoio?

Nem sempre é fácil preencher a declaração inicial do Registo Central do Beneficiário Efetivo. E por isso, se está a ter dificuldades em preencher alguns campos ou precisa de esclarecer dúvidas, saiba que existe um centro que o poderá auxiliar neste processo.

O Centro de Preenchimento Orientado tem como objetivo apoiar no preenchimento do RCBE, mas também de esclarecer dúvidas sobre esta temática. Para já existem três centros, mas apenas dois estão em funcionamento. Um dos CPO encontra-se em Lisboa, no Campus de Justiça, e o outro em Coimbra, no Espaço Empresa, na Loja do Cidadão da AV.ª Central.

Contudo, deve sempre proceder ao agendamento antes de se dirigir a estes centros de apoio. O agendamento poderá ser feito por email rcbe@irn.mj.pt ou através da Linha Registos/Agendamentos - 211 950 500.

Outra solução que pode ajudar a esclarecer algumas questões, é consultar o Guia de apoio do RCBE.

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