O que é o ATS? Conheça a ferramenta de apoio ao recrutamento

Com o avanço da tecnologia, têm surgido novas ferramentas que estão a revolucionar certas áreas de negócio. E perante os novos desafios no setor do recrutamento e seleção, foi preciso encontrar ferramentas que otimizem e acelerem o processo para escolher os profissionais com as melhores capacidades e um perfil compatível com os valores da empresa. Assim, neste setor, o ATS, sigla em inglês de Applicant Tracking System, ou Sistema de Rastreamento de Candidatos, tem assumido um papel essencial.

Afinal, estamos a falar de uma plataforma que além de localizar candidatos, permite agregar informações e usar filtros personalizados para destacar perfis. Desta forma, o recrutador organiza de forma eficaz a lista de candidatos a cada vaga. Já se o ATS integrar a função "all-in-on", a mesma plataforma permite a utilização desde as primeiras etapas do processo de recrutamento até à incorporação do funcionário na empresa.

Para perceber o sucesso do ATS na procura de novos talentos, de seguida, explicamos como este funciona e quais as suas principais vantagens.

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Como funciona o ATS?

Escolher o candidato certo, por vezes, é um grande desafio. É preciso que um candidato possua as caraterísticas necessárias para exercer a sua função, ter capacidade de resolver problemas e desafios, fazer "match" com os valores da empresa/perfil da equipa e as expectativas salariais estarem dentro do orçamento definido.

Por isso, é necessário que o departamento de Recursos Humanos defina corretamente as vagas que existem para cada posição, que caraterísticas são precisas e quais as expectativas dos novos funcionários. Tendo estas respostas e um software ATS é possível reduzir o tempo de análise dos inúmeros currículos, organizar, otimizar e automatizar o processo de recrutamento.

Mas como funciona o ATS, na prática? Em termos práticos, o ATS é uma plataforma que reúne uma base de dados de currículos e informações adicionais dos candidatos. Dado que este tipo de software permite criar filtros personalizados para cada vaga, o processo de triagem e de avaliação de currículos é mais simples e eficaz.

Geralmente, o ATS permite que o processo seletivo se divida em cinco fases:

• Criação da vaga que a empresa precisa;
• Publicação nas diversas plataformas e sites de oferta de emprego;
• Armazenamento de todos os currículos recebidos;
• Processo de avaliação automático dos candidatos, tendo como base os filtros selecionados;
• E envio de feedbacks e atualizações do processo de recrutamento para os candidatos.

Quais as funcionalidades mais atrativas do ATS?

Há vários anos, os processos de seleção e recrutamento exigiam que os gestores de Recursos Humanos dedicassem muito tempo a avaliar currículos, sendo que por vezes se perdiam alguns CV durante a fase de análise. Além disso, a seleção de candidatos era bastante demorada, principalmente em vagas onde eram realizados testes específicos.

Contudo, ao utilizar um bom software de ATS, o processo descomplica-se e é possível dar uma resposta mais rápida aos candidatos e encontrar o perfil ideal em menos tempo. Isto porque existem quatro funcionalidades que ajudam (e muito) a acelerar o processo de seleção e recrutamento. São estas:

• O armazenamento de todos os currículos recebidos numa única base de dados. Desta forma, mesmo que um candidato não seja selecionado, a empresa continua com o seu currículo disponível para outra vaga futura que possa agradar ambas as partes;
• Possibilidade de criar e aplicar testes técnicos e comportamentais que ajudam na avaliação;
• Criação de relatórios de desempenho e resultados;
• Criação de um ranking dos candidatos mais adequados para a vaga, com base nos resultados dos testes e nas informações que constam nos currículos. 

E quais são as principais vantagens de ter esta ferramenta na minha empresa?

Como é possível perceber, o ATS é uma ferramenta valiosa para qualquer empresa, principalmente quando esta tem regularmente processos de recrutamento em curso. Isto porque os processos passam a realizar-se de forma mais estruturada e inteligente, numa única plataforma, sem ter intervenção constante das equipas de Recursos Humanos. Logo, rapidamente, são identificados os candidatos mais adequados às vagas anunciadas, aumentando a qualidade dos selecionados.

Assim, a contratação deste tipo de software ajuda as empresas a economizar tempo e recursos, sem perder o controlo do processo de seleção. Ao conseguir selecionar o candidato com o melhor perfil, a sua empresa reduz a rotatividade de pessoal, que pode causar a diminuição de produtividade e motivação dos funcionários e perda de clientes.

Outra das grandes vantagens é que o ATS melhora significativamente a experiência dos candidatos, pois recebem o devido feedback mais rápido, mantendo uma boa reputação da sua empresa. Além disso, se os anúncios de emprego forem personalizados consegue atrair melhores candidatos, destacando a sua empresa, entre tantas outras.

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O ATS utiliza Inteligência Artificial?

Depende do ATS que escolher. No caso das versões mais modernas, estas já incorporam Inteligência Artificial (IA). A grande diferença de um ATS com IA é que o sistema torna o processo de seleção cada vez mais preciso. Ou seja, a triagem de currículos é melhor e a recomendação de candidatos pode prever certos padrões comportamentais. Assim, é ainda mais fácil encontrar candidatos com características mais alinhadas com a cultura da empresa.

Por isso, na hora de escolher o ATS para a sua empresa, analise as várias funcionalidades que a plataforma inclui. É aconselhável pedir um período experimental para ter a certeza que esta ferramenta atende às necessidades da empresa. Além disso, é importante que o fornecedor disponibilize o suporte necessário no processo de adaptação e ao longo do contrato.

E, por fim, não tenha receio de colocar todas as dúvidas que tem. Pergunte se o sistema permite a conexão a redes sociais, se pode integrá-lo em outras ferramentas, que planos existem, quantas pessoas podem aceder ao ATS e se existem níveis de permissões diferentes.

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