Os empresários lidam regularmente com questões burocráticas ligadas à gestão da sua empresa. Mas, por vezes, deixam para segundo plano pormenores que podem fazer a diferença no acesso a financiamentos e apoios, como é o caso da certificação PME.

Nos últimos anos, muitas das micro, pequenas e médias empresas portuguesas (PME) têm recorrido a apoios e incentivos para levarem os seus negócios para outro patamar. E, no último ano e meio, os apoios financeiros às PME assumiram um papel ainda mais central, pois muitas empresas enfrentam graves problemas financeiros devido à pandemia da Covid-19.

Contudo, para obter estes benefícios não basta reunir as condições mínimas exigidas na maioria dos apoios tem também de apresentar um comprovativo que ateste que é uma PME.

Assim, se está a tentar obter a certificação PME para a sua empresa, saiba que procedimentos seguir.

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Não sei se a minha empresa é uma PME

Em Portugal, as PME representam 99,9% das empresas no ativo. Segundo os dados da PORDATA, 96% das empresas em solo português são micro empresas. Ou seja, são empresas que empregam menos de 10 pessoas e que o volume anual de negócios não ultrapassa os 2 milhões de euros.

Já uma pequena empresa, emprega menos de 50 pessoas e o seu volume de negócios anual não excede os 10 milhões de euros. Por fim, numa escala diferente, estão as médias empresas. As médias empresas representam apenas 0,5% das empresas portuguesas, empregam menos de 250 pessoas e têm que ter um volume de negócios anual inferior a 50 milhões de euros.

Por isso, se a sua empresa não faz parte dos 0,1% que são as grandes empresas, então o mais provável é que este conceito se aplique no seu caso.

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A certificação PME é obrigatória?

Não. A certificação PME não é obrigatória. No entanto, pode ser essencial em muitas circunstâncias. Na prática, a certificação PME é um serviço que atesta o estatuto de micro, pequena e média empresa para efeitos administrativos.

Com os mais diversos objetivos, assim que a sua empresa é certificada como PME, é possível que os seus clientes, eventuais investidores ou entidades da Administração Pública consultem a dimensão e o estatuto da sua empresa.

Por outro lado, a certificação PME traz outro tipo de vantagens. Desde benefícios fiscais, prazos de pagamentos reduzidos, acesso a fontes de financiamento, possibilidade de candidatar-se a apoios e incentivos da União Europeia e nacionais, entre outros.

Ou seja, se não quiser certificar a sua PME, não existe nenhuma penalização legal. No entanto, se tiver esta certificação abre novas possibilidades e até pode diminuir algumas despesas através de benefícios fiscais.

O que preciso para obter a certificação PME?

O processo de certificação de PME é feito através do site do IAPMEI. Embora não seja um procedimento complexo, por vezes surgem dúvidas sobre o tipo de informação que é solicitada. Esclarecemos, por isso, que passos deve dar.

Em primeiro lugar, vai precisar de registar a sua empresa como cliente IAPMEI para proceder ao serviço de certificação. Este registo é realizado uma única vez. Na prática, o registo é o preenchimento da ficha de representante com os dados da sua empresa. Posteriormente, apenas precisa de aceder à sua área de certificação PME, colocar a identificação fiscal da sua empresa e a password.

Concluído o registo, prepare-se para preencher o formulário referente à primeira certificação com as informações que são pedidas. Contudo, saiba que este formulário está dividido em três secções:

• Identificação da empresa: Deve indicar informações relacionadas com a constituição da sua empresa. Por exemplo, o nome ou designação social, sede, Número de identificação fiscal e da Segurança Social, CAE e a forma jurídica. Também será necessário indicar a data da constituição da sua empresa, o início da atividade, capital ou património da empresa e, quando aplicado, a existência de fusões ou cisões recentes.

• Classificação da empresa: Identifique os sócios, participações na empresa e as respetivas percentagens, direitos de voto, etc. Além disso, precisa de identificar relacionamentos relevantes com entidades que oferecem benefícios ou tratamentos mais favoráveis, de acordo com a legislação.

• Informações sobre a atividade da empresa: Indique os efetivos, volume de negócios e balanço da empresa, entidades parceiras e associadas com ligações ao número de exercícios para o apuramento deste estatuto.

Quanto tempo demora o processo de certificação PME?

Ao contrário do que pode pensar, o processo de certificação PME é quase automático. Isto significa que assim que preencher todos os dados pedidos e submeter o seu formulário, a decisão é disponibilizada. Para saber se o seu pedido foi submetido com sucesso, deve aceder à plataforma eletrónica e selecionar a área "consultar processo".

Quanto custa esta certificação?

A certificação PME não tem custos associados. Basta preencher os requisitos e terá direito a esta certificação de forma gratuita.

A certificação PME é feita uma única vez?

Se não quiser perder a certificação PME da sua empresa, vai ter de renová-la ao longo dos anos. A renovação ou manutenção não acontece de forma automática.

Na verdade, as empresas sofrem diversas alterações ao longo da sua existência. O volume de negócios que a sua empresa tem num ano, não é igual ao do ano seguinte. Já para não falar que podem acontecer alterações na própria estrutura da empresa. E por isso mesmo, é necessário atualizar a certificação.

assim sendo, para não perder a sua certificação PME tem de proceder à sua renovação. Para tal, vai precisar de preencher um formulário específico e submetê-lo novamente. No entanto, desta vez o processo é mais simples. Afinal, muitos dos dados já se encontram preenchidos automaticamente. Contudo, terá de preencher os dados (efetivos e financeiros) referentes ao último exercício completo.

8 operações disponíveis na área de certificação PME

1 - Primeira Certificação PME

Esta é a operação que todas as micro, pequenas e médias empresas precisam para serem uma PME certificada. Esta operação destina-se apenas a empresas não certificadas.

2 - Renovação da Certificação PME

A renovação da certificação consiste na apresentação dos dados efetivos e financeiros de um novo exercício económico. No fundo, todas as empresas que pretendam manter a sua certificação, devem realizar esta operação anualmente.

No entanto, esta operação só deve ser realizada após a entrega da declaração anual contabilística e fiscal do novo exercício. Isto quer dizer que depois de comunicar ao Estado é que deve renovar a sua certificação.

Contudo, nesta operação não pode alterar, corrigir ou comunicar dados. Os únicos dados a comunicar dizem respeito aos efetivos e informações financeiras.

3 - Correção de dados declarados na primeira certificação

Se a sua empresa submeteu o formulário para a primeira certificação PME, mas depois do seu pedido ser aceite reparou em algum erro, vai precisar de fazer esta operação.

Contudo, é preciso estar atento, pois existem prazos para conseguir corrigir estes enganos. A correção de dados declarados na primeira certificação só está disponível nos 30 dias após ter realizado o seu pedido de certificação pela primeira vez.

4 - Correção de dados relativos à renovação da certificação

Esta operação não difere da anterior, mas é aplicada a erros cometidos na operação de renovação, e não na primeira certificação. O prazo limite desta operação também é de 30 dias.

5 - Alteração de elementos da certificação

Se a sua empresa já está certificada, mas existem alterações a fazer, pois os dados declarados sofreram alterações, deve selecionar esta operação. A alteração de elementos permite editar os dados de identificação, caraterização, detenções, aquisições, alienações de participações sociais e fusões.

No caso de a sua empresa ter cessado atividade, ter sido dissolvida ou ter existido a dissolução de entidades com quem tinha um relacionamento direto ou indireto, também deve proceder a esta alteração.

O prazo para proceder a este tipo de alteração é de 30 dias úteis após uma ocorrência que careça de edição.

6 - Confirmação de estimativas

A confirmação de estimativas é uma operação que apenas se destina às empresas que já estão certificadas e que apresentaram dados de efetivos e financeiros estimados.

No fundo, esta operação resulta na confirmação dos dados estimados que apresentou, sejam da sua empresa ou de parceiros/associados. Ou seja, se a sua certificação foi feita com dados estimados e se entregou a declaração anual contabilística e fiscal à Autoridade Tributária, deve proceder a esta operação. Caso contrário corre o risco de perder a sua certificação PME.

Após a entrega da declaração à AT, tem 30 dias úteis para proceder à confirmação de estimativas.

7 - Renovação atrasada da certificação

No caso da sua empresa ter deixado caducar a Certificação PME, mas ainda se encontre no ano em que devia ter realizado a renovação, então basta selecionar esta operação. Basicamente, esta operação permite à sua empresa voltar a obter o estatuto oficial de PME.

8 - Atualização da certificação

Por fim, as empresas que tem a sua certificação PME caducada há mais de ano ou que a sua certificação tenha sido revogada, vão precisar de fazer um pedido de atualização da certificação. Nestas situações, esta é a única operação possível para voltarem a estar certificadas.

Posso ainda esclarecer dúvidas mais específicas?

No caso da sua empresa precisar de comunicar informações mais complexas ou estar com dúvidas sobre o preenchimento dos formulários, deve contactar o IAPMEI. Também pode consultar as FAQ disponíveis no site desta entidade.

É importante referir que os formulários de certificação são personalizados de acordo com as informações que as empresas prestam. Logo, as informações obrigatórias variam de empresa para empresa. E, por isso, é fundamental que leia atentamente o que é solicitado, e esclareça as suas dúvidas antes de submeter os formulários.

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