Pretende enviar um email formal ou um email profissional e tem dúvidas de como o redigir? Consulte os nossos exemplos de email formal para vários usos e adapte-os ao seu caso pessoal de forma simples e eficaz.
1. Exemplo de email formal genérico pronto a usar
Assunto: … [indique de forma muito resumida o assunto do email e outros dados como referências/números de processos/números de identificação, se aplicável]
Ao cuidado de … departamento X / serviço X / gerência da empresa X / administração [Inclua esta menção antes de “Exmo.(s) Senhor(es)” se não souber quem é o destinatário do email ou se não tiver o endereço eletrónico dessa pessoa]
Exmo.(s) Senhor(es), [Se conhecer ou souber quem é o destinatário, acrescente o nome e o título Dr(a)/Eng./Professor/Diretor/Administrador, se aplicável]
Sou … [se é um primeiro contacto, apresente-se: utente/cliente/aluno/candidato à vaga de/utilizador do serviço de …, caso contrário pode omitir este passo]
Estou a contactar por … / Venho solicitar … / Venho apresentar proposta … [indicar o motivo pelo qual está a escrever o email de forma objetiva, sucinta e mencionando os detalhes importantes].
Anexo os documentos … / a proposta … / os comprovativos … [descrever os anexos, se não existirem omita este passo].
Agradeço desde já a atenção dispensada. Fico à disposição para qualquer esclarecimento adicional./Aguardo contacto./Aguardo agendamento de reunião.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
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2. Exemplo de email formal para empresa a solicitar algo
Assunto: Pedido de Orçamento [pode adaptar consoante o seu caso específico]
Ao cuidado do departamento comercial [pode omitir este passo se sabe a quem dirigir o email]
Exmo.(s) Senhor(es), [se conhecer o destinatário, acrescente o nome]
Estou a entrar em contacto para solicitar um orçamento referente ao produto/serviço … [indique a designação e descreva os detalhes do produto ou serviço que necessita, quantidades, dimensões, etc.]
Agradeço informação sobre as condições de venda, prazo de entrega/execução, garantias, instalação/assistência pós-venda/manutenção, prazos de pagamento/avenças, formação, … [indique as informações que pretende de acordo com o seu caso concreto].
Grato pela atenção dispensada, fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.
Com os melhores cumprimentos,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
3. Exemplo de email formal para uma instituição
Assunto: Pedido de reunião
Ao cuidado da Direção da Associação … /Conselho Fiscal da Associação … /Direção Técnica da … [nome da instituição] /Serviço de …
Exmo.(s) Senhor(es) [se souber a quem dirigir o email, indique o cargo e o nome. Exemplo: Exma. Senhora Diretora Dra. Ana Santos]
Sou … [apresente-se de forma sucinta se se tratar de um primeiro contacto, indique o cargo/função/especialização, se aplicável.]
Gostaria de solicitar uma reunião com o objetivo de discutir/apresentar … [indicar o motivo da reunião: oportunidade de negócio, apresentação de projeto ou proposta, realização de entrevista, pedido de esclarecimento, etc.]
Caso seja possível, sugiro … [indicar data(s) e hora(s)]. Se não for possível, peço a V. Ex.ª que me informe da disponibilidade da sua agenda para as próximas semanas e o dia e hora que serão da sua conveniência.
Gostaria ainda que me indicasse os intervenientes na reunião e se necessitam que envie previamente documentação/materiais relevantes/ordem de trabalhos, ficando desde já à disposição para qualquer esclarecimento adicional.
Agradeço antecipadamente a atenção dispensada. Aguardo o contacto de V. Exª.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
4. Exemplo de email formal para um cliente
Assunto: Confirmação de pedido / Envio de orçamento / Agendamento de reunião / Regularização de fatura vencida
Prezado(a) Senhor(a), [se o cliente for uma empresa, indique o responsável]
Confirmo a receção do seu pedido … [identificar o pedido com designação, número, ou outros dados] e informo que o mesmo será entregue no prazo de … dias. / Serve o presente email para enviar o orçamento solicitado referente a … [produto, serviço], com indicação de todas as condições de venda, pagamento e assistência pós-venda / Gostaria de agendar uma reunião para … [apresentação de proposta / demonstração de produto]. Sugiro a data …, se não for possível, agradeço que me informe da sua disponibilidade para a realização da mesma. / Entro em contacto para solicitar a regularização da n/Fatura … [indicar número], de … [data de emissão], no valor de … euros que se encontra vencida e não liquidada. Anexo extrato de conta corrente para conferência. Se a mesma foi entretanto liquidada, queira ignorar o presente email.
Agradeço a preferência e permaneço à disposição para quaisquer esclarecimentos.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
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5. Exemplo de email formal de resposta e envio de documentos
Assunto: Envio de Documentos [indicar número de processo/orçamento/referência/proposta ou outra identificação, se aplicável]
Prezado(s) Senhor(es), [indique o cargo e o nome se sabe quem é o destinatário]
Agradeço o email de V. Exª(s) e, conforme solicitado, envio todos os documentos relativos a …/comprovativos de … dentro do prazo estabelecido.
Anexo: [indicar de forma sucinta os documentos que anexa]
- Documento … de… [indicar data, se aplicável]
- Comprovativo …
- Relatório …
- Notificação …
- Proposta …
Gostaria de salientar que todos os documentos enviados estão conforme os originais.
Para qualquer informação adicional, não hesite(m) em contactar-me.
Sem mais de momento,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
6. Exemplo de email formal para as Finanças
Assunto: Processo … [número do processo], NIF … [número de Identificação Fiscal (contribuinte)]
Exmo.(a) Senhor(a) Chefe do Serviço de Finanças de … – … , [localidade e número da repartição, se aplicável]
Sou … [nome completo], com o domicílio fiscal … [morada fiscal], com o NIF … [número de Identificação Fiscal (contribuinte)].
Tenho uma mensagem de dívida no Portal da AT correspondente ao processo … [indicar o número do processo], com data de instauração de … [indicar a data do processo], relativo a IMI do ano … em dívida [adaptar ao seu caso pessoal].
O pagamento deste imposto foi efetuado dentro do prazo legal, em … [data do pagamento], conforme comprova(m) documento(s) bancário(s) que anexo. [anexar o(s) comprovativo(s)]
Por constar esta incidência da minha situação fiscal, estou impedido(a) de emitir Declaração de Dívida e Não Dívida que necessito com muita urgência.
Agradeço a atenção dispensada a este assunto e solicito a regularização desta situação com a maior brevidade possível.
Fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.
Sem mais de momento,
[Nome, informações de contacto]
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7. Exemplo de email formal para a Segurança Social
Assunto: Regularização de situação contributiva, NISS … [indique o assunto e outros dados que o identifiquem como o número de processo, se existir]
Exmo.s Senhores,
Sou … [indique o seu nome], com o NISS … [indique o seu número de identificação da segurança social].
Solicitei, através da segurança social direta, Declaração da Situação Contributiva em … [data do pedido] e a mesma refere que a situação não se encontra regularizada por falta de pagamento das contribuições … [identificar o(s) período(s)].
Estas contribuições foram liquidadas dentro do(s) prazo(s) devido(s), em … [data(s) do(s) pagamento(s)], no valor de … euros [indicar o valor para cada período], conforme documento(s) comprovativo(s) do(s) pagamento(s) que anexo [anexar todos os documentos justificativos dos pagamentos], pelo que a cobrança de juros de mora no valor de … euros relativos a estas contribuições é indevida.
Assim, solicito a regularização da situação contributiva e o afastamento de juros e coimas com a maior urgência.
Grato(a) pela atenção dispensada, fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável. Exemplo: sócio-gerente de sociedade)]
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8. Exemplo de email formal para um departamento de uma universidade
Assunto: Pedido de informações [indicar o motivo do envio do email]
Ao Departamento de … / Serviço de … / Faculdade de … da Universidade … [se souber a quem dirigir o email pode omitir este passo]
Magnifico(a) Reitor(a) da Universidade…, [título académico e nome]/ Exmo.(a) Senhor(a) Presidente do Instituto Politécnico de … [título académico e nome] / Exmo.(a) Senhor(a) Diretor(a) da Faculdade… [título académico e nome] / Exmo.(a) Sr.(a) Responsável do Projeto … [título académico e nome].
Sou … [nome], aluno(a) do … ano do curso de … e gostaria de solicitar informações sobre … [programas de investigação / eventos académicos / eventos científicos / oportunidades de estágio para estudantes / serviços para a comunidade académica e local / matrículas e propinas, etc.].
Se possível, gostaria de agendar uma reunião para esclarecimento deste assunto / solicitar o envio de documentação / formulários / folhetos a fim de formalizar candidatura [indique o motivo pelo qual está a solicitar a informação e o que pretende da outra parte, se aplicável].
Grato(a) pela atenção dispensada,
[Nome, informações de contacto, número de aluno (se aplicável)]
